Virtualni izvršni pomočnik je administrativni strokovnjak izven kraja, običajno samostojni. On ali ona opravlja enake odgovornosti in naloge kot tradicionalni upravni pomočnik na izvršilni ravni, z eno pomembno opozorilo. Virtualni pomočniki, vključno s tistimi pomočniki, ki skrbijo za izvršne stranke, upravljajo vse in vse administrativne ali tajniške naloge, ki ne zahtevajo fizične prisotnosti. Za razliko od tradicionalnih vodstvenih pomočnikov, virtualni izvršni pomočnik deluje z oddaljene lokacije kot neodvisen izvajalec več vodstvenim delavcem in lastnikom malih podjetij hkrati.
Ključne razlike med tradicionalnim izvršilnim pomočnikom in virtualnim izvršnim asistentom sta lokacija in delovni odnos med izvršilnim in pomočnikom. S prihodom sodobne tehnologije, vključno z e-pošto, programsko opremo za produktivnost in zmožnostmi virtualnih srečanj, geografska lokacija ni več ovira. Pomočniki lahko živijo milje, celo celine stran od vodilnih delavcev, ki jih zastopajo. Poleg tega je odnos med navideznim izvršilnim pomočnikom in izvršnim direktorjem ne razmerje med zaposlenim in delodajalcem, ampak odnos med ponudnikom storitev in stranko.
Po mnenju strokovnih organizacij, kot je Mednarodno združenje administrativnih strokovnjakov (IAAP), obstajata dve glavni vrsti administrativnih pomočnikov. Tradicionalni sekretarji in administrativni pomočniki začetne ravni upravljajo naloge, kot so koledarji in urniki, priprava tiskanih in ustne komunikacije, vzdrževanje dokumentov in arhivskih sistemov, organiziranje potovanja ter organizacija dnevnih redov sestankov in spremne dokumentacije. Primerjalno, izvršni pomočniki upravljajo te iste naloge za vodstvene delavce in vodje na višji ravni ter ohranjajo višje ravni odgovornosti, kot je sprejemanje manjših poslovnih odločitev v imenu vodstva. Odvisno od posebnega položaja so lahko izvršni pomočniki odgovorni tudi za številne druge naloge, vključno s pripravo glasil, posodabljanjem informacij o spletnem profilu vodstva ali vzdrževanjem spletnega mesta.
Nekaj virtualnih pomočnikov naredi enake razlike med splošno administrativno pomočjo in administrativno pomočjo na vodstveni ravni, kot jo vidimo pri administrativnih strokovnjakih na kraju samem. Namesto tega kot lastnik malega podjetja virtualni pomočnik sklene pogodbo z dvema ali več strankami, da ponudi kakršne koli podporne storitve, ki jih potrebuje lastnik podjetja ali izvršni direktor. Večina strank išče pomočnika izven kraja, ki je sposoben opravljati kakršno koli pomoč, vključno s funkcijo virtualnega izvršnega pomočnika. Specializirane veščine, kot so uporaba platform družbenih medijev, gradnja zapletenih spletnih mest, vodenje knjigovodstva in druge veščine, so pogoste med virtualnimi pomočniki.
Vsaka praksa virtualne pomoči ponuja različne ravni storitev, cene in vrste storitev, ki temeljijo na določenem ciljnem trgu. Uspešni virtualni pomočniki imajo več kot le veščine administrativne podpore. Nujno je tržno znanje, upravljanje financ malih podjetij, sposobnost zunanjega izvajanja projektov tako za pomočnika kot za stranke, pa tudi dobro razumevanje družbenih medijev in podobnih nastajajočih tehnologij. Cene za virtualne pomočnike običajno temeljijo na urah ali pa so na voljo kot pavšalni stroški, podobno kot računovodje in pravni strokovnjaki.