Referent za evidenco je odgovoren za natančno organiziranje, arhiviranje in pridobivanje informacij v zvezi z evidencami in računi podjetja. Zagotavlja, da se evidence posodabljajo in da se vse potrebne spremembe ali dopolnitve izvedejo pravočasno. Številne sodobne pisarne vodijo izključno elektronske evidence, kar zahteva, da je referent obvladal programsko opremo za obdelavo besedil, aplikacije za preglednice in metode vnosa podatkov. Večino delovnih mest uradnikov za evidenco najdemo v zdravstvenih uradih in bolnišnicah, vladnih agencijah in podjetjih vseh vrst.
Natančno vodenje evidence organizacije je bistveno za uspeh organizacije. Uradnik za evidenco integrira podatke, fizično dokumentacijo in potrdila v dosleden arhivski sistem. Morda bo moral prepisati dokumente v elektronske oblike in ustvariti ustrezne datoteke za shranjevanje, tako da je mogoče hitro dostopati do informacij in jih po potrebi spremeniti. Uslužbenci evidence pogosto prevzamejo več drugih vrst administrativnih nalog, kot so odzivanje na telefone, pomoč pacientom ali strankam in razdeljevanje pošte.
Uradniki za evidenco delajo na številnih različnih delovnih mestih, vključno z bolnišnicami, državnimi in okrožnimi uradi ter velikimi podjetji. Uslužbenci zdravstvene dokumentacije so bistvenega pomena za spremljanje podatkov o pacientih, vključno z zdravstvenimi kartami in informacijami o obračunu. Z izkušnjami postanejo specialisti za medicinsko obračunavanje in kodiranje, ki tesno sodelujejo z zdravniki pri kodiranju diagnoz in pobiranju plačil od zavarovalnic.
Strokovnjaki v državnih uradih spremljajo javne evidence in sodne dokumente. Državni in okrožni uradniki so lahko zadolženi za vložitev in pridobivanje rojstnih listov, smrtnih listov, poročnih dovoljenj in obvestil o ločitvi, med drugimi pomembnimi pravnimi dokumenti. Tisti, ki delajo v zasebnih korporacijah, pogosto vodijo račune strank, spremljajo račune in potrdila ter posodabljajo datoteke zaposlenih.
Če želite postati uradnik za evidenco v katerem koli delovnem okolju, mora oseba običajno pridobiti vsaj srednješolsko diplomo ali GED. Mnogi delodajalci, zlasti tisti v vladnih uradih, raje najamejo uradnike z nekaj univerzitetnimi izkušnjami na področju poslovnega vodenja ali računovodstva. Novi uslužbenci običajno prejmejo neformalno usposabljanje na delovnem mestu od uveljavljenih uslužbencev ali drugih uradnikov, ki razumejo zahteve za delo. Ljudje se pogosto odločijo za delo kot uradniki za evidenco, da bi pridobili pisarniške izkušnje in se pripravili na naprednejše položaje v organizaciji.
Nekatere pisarne vodijo fizične evidence v obliki papirnatih dokumentov in potrdil, čeprav se številne organizacije zavedajo prednosti vodenja evidenc na računalnikih. Za skrbno prenašanje informacij v nove elektronske sisteme so povprašeni usposobljeni pisarni. Novi delavci morajo pokazati močno računalniško znanje in sposobnost, da so pozorni na podrobnosti.