Oddelčni referent je administrativni pomočnik, ki dela v bolnišnici ali zdravstveni ambulanti. On ali ona je odgovoren za ustvarjanje in posodabljanje kartoteke pacientov, ko prejmejo oskrbo. Na telefone se oglasi tudi referent na oddelku in nudi koristne informacije za obiskovalce in bolnike. Večina uradnikov na oddelkih se usposablja na delovnem mestu, da se seznani z medicinsko terminologijo, specializiranimi računalniškimi sistemi in tehnikami papirologije. Ker je večina bolnišnic odprtih XNUMX ur na dan, lahko uradnik na oddelku dela dnevne, večerne ali nočne izmene ob delavnikih ali vikendih.
Uslužbenci oddelkov so zelo dobro obveščeni o postavitvi svoje bolnišnice ali krila. Spremljajo prazne prostore za preglede, tako da se lahko novi pacienti hitro preselijo v ustrezna območja v bolnišnici, kar omogoča zdravnikom in medicinskim sestram, da so učinkovitejši v svojih krogih. Uslužbenci obdelujejo obrazce zdravstvene anamneze in zavarovanja, ki jih izpolnijo pacienti ali njihovi skrbniki ob sprejemu v bolnišnico, ter ustvarjajo papirnate in elektronske kartoteke pacientov.
Medicinske sestre in zdravniki beležijo podatke o bolnikovih simptomih, diagnozi in zdravljenju na specializiranih obrazcih. Referent na oddelku prepiše izpolnjen obrazec in podatke vnese v bolnikovo kartoteko. Bistvenega pomena je, da uradnik razume splošno medicinsko terminologijo, okrajšave in različne vrste zdravil za natančno obdelavo kartoteke bolnikov. Ko je posameznik odpuščen, referent zabeleži datum in uro odpusta ter podatke posreduje strokovnjakom za zdravstveno zaračunavanje in kodiranje.
Poleg vodenja kartoteke pacientov referent na oddelku deluje tudi kot receptor. Odgovarja na telefone, kliče zdravnikom in medicinskim sestram ter usmerja obiskovalce v pacientove sobe. Od uradnika se običajno pričakuje, da bo prijazen, ustrežljiv in učinkovit, da bo pomagal dvigniti razpoloženje in vzdrževati red v zasedeni bolnišnici. V večini okolij se uradniki na oddelkih usposabljajo za dajanje prve pomoči in preverjanje vitalnih znakov pacientov v situacijah, ko ni takoj na voljo nobenega drugega zdravstvenega osebja.
Srednješolska diploma je običajno minimalni pogoj, da postaneš oddelek. Nekatere velike bolnišnice raje najemajo nove uslužbence, ki imajo predhodne izkušnje z zdravstvenim varstvom ali storitvami za stranke. Novi referent na oddelku se usposablja na delovnem mestu od izkušenih medicinskih sester in uradnikov, ki znajo razložiti politike, postopke in računalniške programe.
Uslužbenci oddelkov imajo dovolj prostora za napredovanje z izkušnjami, dokazanimi veščinami in stalnim izobraževanjem. Strokovnjak se lahko poviša v nadzorni položaj, nadzira druge uradnike in sprejema pomembne odločitve, ko se pojavijo težave. Številni uradniki se odločijo za obisk zdravstvene nege ali medicinske šole, medtem ko delajo s krajšim delovnim časom, da bi nadaljevali druge poklice v zdravstveni industriji.