Upravni vodja nadzira podporne dejavnosti podjetja ali organizacije. Znan tudi kot vodja pisarne, to je oseba, ki skrbi za nemoteno delovanje oddelka ali podjetja. Nekdo na tem položaju lahko nudi vodstveno podporo določenemu oddelku ali oddelku ali celotnemu podjetju. On ali ona lahko tudi nadzoruje drugo uradniško osebje v pisarni. Najmočnejši administrativni vodje so usmerjeni v podrobnosti, da spremljajo vse vsakodnevne operacije podjetja, skupaj z močnimi analitičnimi veščinami in zmožnostjo dela z različnimi vrstami ljudi.
Znanja in spretnosti
Oseba, ki dela na tem delovnem mestu, mora biti zelo podrobno naravnana, kar se bo odražalo v njegovih poročilih nadrejenim in hkratnem vodenju več urnikov. Tisti, ki delajo v nadzorni vlogi, morajo biti sposobni učinkovito voditi skupine drugih ljudi in pravilno presojati, ko gre za ugotavljanje, ali je potek delovanja v okviru politike podjetja. Poleg tega mora biti vsak, ki dela na tem položaju, dober z ljudmi, saj bo verjetno imel opravka tako z mlajšimi zaposlenimi kot s strankami. Prav tako mora biti sposoben analizirati informacije in sprejemati odločitve na podlagi svoje analize, saj morajo upravni vodje pogosto pomagati pri pripravi proračunov ali pisati poročila o uspešnosti zaposlenih.
Dolžnosti in odgovornosti
Vsak dan bi upravni vodja verjetno pokrival splošne pisarniške naloge, vključno s korespondenco, arhiviranjem, načrtovanjem in vnosom podatkov, vendar bi po potrebi pomagal tudi pri vzdrževanju objektov in telefonski pokritosti. Njegove analitične in organizacijske sposobnosti bi bile pomembne pri izvajanju, vzdrževanju in upravljanju poslovnih sistemov. To vključuje izvajanje stvari, kot so upravljanje proračuna za pisarniški material, uporaba sistemov baz podatkov in zagotavljanje popravila ali zamenjave pokvarjene pisarniške opreme. Včasih je oseba na tem položaju osredotočena na eno drugo osebo v organizaciji: na primer lahko upravlja urnik in e-pošto izvršnega direktorja.
Nadzorna vloga
Upravni vodje, ki delajo v večjih podjetjih, lahko nadzorujejo skupino pisarniških delavcev. V tem primeru sestavlja urnike za pisarno, ljudem dodeljuje dela in skrbi, da so pravilno opravljena. Ko se pojavijo posebni projekti, je upravni vodja tisti, ki jih razdeli na korake in ohranja ljudi, ki delajo na projektu, na pravi poti. Prav tako mora opraviti ocenjevanje osebja in zagotoviti usposabljanje ali sprejeti disciplinske ukrepe proti uslužbencem, ki ne delujejo ustrezno.
Človeški viri in druge specialnosti
V nekaterih podjetjih lahko administrativni vodja opravlja tudi vlogo človeških virov pri različnih nalogah, povezanih z zaposlenimi. To vključuje pisanje pogodb, obdelavo plačilne liste ter zaposlovanje in usposabljanje zaposlenih. V organizacijah z nekaj upravnimi direktorji je vsak na splošno odgovoren za določeno področje ali posebnost. Izvršni urad lahko na primer najame enega vodjo, da spremlja vse urnike svojih višjih uslužbencev, drugega za nadzor plačilne liste, drugega pa za nadzor vsakodnevnega dela v IT oddelku.