Primarna naloga vsakega administrativnega uradnika je upravljanje s papirologijo in kadrovskimi nalogami, ki so potrebne za zagotovitev nemotenega tekočega poslovanja. Te vrste strokovnjakov so običajno nekoliko visokega ranga in imajo poleg svojega dela na mizi običajno tudi vodstvene odgovornosti. Večina korporacij in državnih subjektov zaposluje te vrste ljudi, da bi zagotovili, da se notranje operacije in poslovne funkcije odvijajo tako, kot bi morale. Skoraj v vsakem kontekstu delo vključuje štiri glavne funkcije: komunikacijo, koordinacijo, dnevne administrativne naloge in dolgoročno načrtovanje.
Vloga v korporacijah
Številni najbolj znani upravniki delajo v podjetjih. V velikih podjetjih je pogosto cel oddelek, ki je namenjen upravnim zadevam, uradnik pa je njegov vodja. Manjše organizacije običajno najamejo tovrstne strokovnjake, da delajo skupaj z drugimi voditelji na veliko bolj praktičen način. V obeh primerih se delo osredotoča na upravljanje. Upravni delavec je zadolžen za nadzor procesov in osebja, da zagotovi, da je podjetje sposobno izpolniti določene zastavljene cilje. To lahko vključuje vse, od dodeljevanja projektov do pisanja poročil in analize izhodnih številk. Veliko dela je “notranjega”, kar pomeni, da temelji na papirnem poročanju in arhiviranju.
Vladni položaji
Večina vlad potrebuje tudi administrativne uradnike, čeprav je svet teh strokovnjakov ponavadi nekoliko drugačen. Namesto da pomaga podjetju izpolnjevati lastne cilje, je naloga te osebe pomagati javnosti povedati, kako delujejo izvoljeni ali imenovani vodje. On ali ona lahko sodeluje tudi neposredno s temi voditelji, da zagotovi, da ostanejo na pravi poti. Delo je še vedno zelo osredotočeno na papir in vključuje veliko pisanja poročil in drobljenja številk. Glavna razlika je predvideno občinstvo in splošni cilj.
Komunikacija
Upravni uradniki v podjetjih in vladnih uradih se morajo običajno veliko osredotočiti na komunikacijo. Ti strokovnjaki so običajno povezani tako z višjim vodstvom kot osebjem na prvi liniji in so do določene mere zadolženi za prenašanje sporočil med tema dvema skupinama. Vsa komunikacija mora biti običajno jasna, jedrnata in imeti profesionalen ton. Običajno je zelo pomembna sposobnost določiti, katere informacije deliti in najboljšo metodo za komuniciranje.
Usklajevanje skupinskih aktivnosti
Večina upravnih uradnikov bo veliko pozornosti usmerila tudi na združevanje različnih skupin ljudi, bodisi za pripravo posebnih poročil ali za pridobitev določenih informacij o tem, kako stvari potekajo. Vrste dejavnosti in skupin, ki jih je treba uskladiti, so odvisne od panoge, poslovne funkcije in splošne poslovne prakse. Na primer, v storitvenem podjetju bodo morda morali uradniki uskladiti lokacije tehnikov, delovna mesta in dostavo izdelkov. V medicinski praksi se lahko delo vrti okoli racionalizacije pretoka informacij med pacienti, prodajnimi predstavniki, svetovalci in zdravstvenimi delavci, ki sestavljajo jedro prakse.
Dnevna administrativna opravila
Skoraj vsaka organizacija ima tudi veliko manjših nalog, ki se morda zdijo vsakdanje, vendar jih je treba opraviti, da lahko poslovanje poteka kot običajno. Veliko tega je povezano s papirologijo, večina pa spada v opis glavnega delovnega mesta upravnega uradnika. To vključuje plačevanje računov, izdajanje računov strankam, obdelavo prejetih plačil in ustvarjanje plačilne liste za osebje. Nakazila državnim in drugim agencijam morajo biti poslana tudi s pravilno dokazno dokumentacijo.
V majhnih podjetjih ali agencijah je upravni uslužbenec pogosto sam zadolžen za te naloge. Vodstveni delavci z večjo močjo tovrstnih nalog pogosto ne opravljajo osebno, namesto tega jih raje prenesejo na nižje osebje – vendar običajno ostanejo odgovorni, da poskrbijo, da so opravljene pravilno in pravočasno. Kadar ima podjetje težave z obračunavanjem ali zaostaja pri večjih plačilih, je upravni uradnik pogosto eden od prvih ljudi, ki so krivi.
Vloga načrtovanja
Delo administrativnega uradnika ga običajno postavi v središče vseh poslovnih dejavnosti, kar daje zanimiv pogled na to, kako teče in deluje veliko različnih stvari. Podjetja in vlade lahko iščejo načine za izkoriščanje tovrstnega pristopa »videti vse«, ko gre za načrtovanje v celotni organizaciji. To je lahko tako preprosto, kot je določitev razumnih ciljev za prihodnje četrtletje ali pomoč pri oblikovanju strategije pristopa za kampanjo. Upravni uradnik je lahko na primer zadolžen, da poišče večji prostor za organizacijo, načrtuje selitev in oblikuje delovni prostor, ali pa ima nalogo, da ugotovi, kaj državljani potrebujejo, ko gre za nekaj posebnega, kot je davčna olajšava, nato pa išče različne rešitve in možne popravke.
Pridobitev službe
Ni enotnega seznama, kaj je potrebno, da postanete upravni uradnik, deloma tudi zaradi tega, koliko različnih priložnosti obstaja. Zahteve za vodenje v veliki korporaciji so resnično drugačne od zahtev v majhni neprofitni ali lokalni vladni pisarni. Večina kandidatov je zaključila program višješolskega izobraževanja iz poslovne administracije ali menedžmenta, kar dokazuje njihovo spretnost pri notranjem poslovanju in koordinaciji osebja. Poleg osnovne izobrazbe pa je veliko prepuščeno posameznemu podjetju.
Veliko delodajalcev bolj zanimajo povezane delovne izkušnje kot akademske izobrazbe. Zelo pomembne so izkušnje z reševanjem težav, obvladovanjem konfliktov in uporabo računalniških sistemov. Zelo koristna je lahko tudi sposobnost obvladovanja pritiska, dela v časovnih omejitvah in reševanja nasprotujočih si prioritet. V večini primerov je natančen pregled določenega opisa delovnega mesta najboljši način, da kandidati ugotovijo, kaj bo določena priložnost dejansko zahtevala.
Izogibajte se zmedi s skrbniki pisarne
Naziv delovnega mesta “upravni uradnik” je včasih zlahka zamenjati s podobno zvenečima delovnima mestoma “upravitelj pisarne” in “upravni pisarniški pomočnik”, čeprav se običajno precej razlikujeta. Pisarniški skrbnik ali pisarniški pomočnik je v bistvu tajnik ali podporno osebje, ki igra zelo nižjo vlogo pri vlaganju, odgovarjanju na telefone in drugem administrativnemu delu na nizki ravni. Uradniki so pogosteje vodstveni delavci, ki imajo veliko usposabljanja in strokovnega znanja ter delujejo bolj kot vodje kot podporniki. Obe vrsti delovnih mest vključujeta vodenje različnih nalog, ki temeljijo na papirju, le na zelo različnih ravneh.