Upravitelj baz podatkov deluje s programsko opremo za upravljanje baz podatkov in spreminja glede na to, kako mora organizacija organizirati svoje podatke. Ta proces vključuje komunikacijo z zaposlenimi v podjetju, da se odločijo, kakšne so zahteve, in nato ustvarjanje dejanske elektronske baze podatkov na podlagi teh potreb. Upravitelj baze podatkov mora imeti možnost preizkusiti vse spremembe, ki so narejene med tem postopkom, da zagotovi, da sistem deluje pravilno in v skladu s tem, kako mora biti. Ta položaj, znan tudi kot skrbnik baze podatkov, vključuje tudi stalno spremljanje sistema in njegovih varnostnih protokolov.
Vsaka baza podatkov mora biti sposobna prepoznati in določiti privilegije za uporabnike. Dodate je mogoče nove uporabnike in skrbnik baze podatkov je odgovoren za to, da to stori pravilno. Če obstajajo kakršne koli napake, jih mora biti vodja sposoben popraviti in narediti spremembe, pogosto na ravni kode, zato je potrebno znanje programiranja ali sposobnost komuniciranja s programerjem na projektu. Potrebna je tudi sposobnost usklajevanja razvoja, saj je pogosto treba določiti obseg projekta. Ni nenavadno, da ta oseba deluje kot vodja projekta baze podatkov.
Varnost je pomemben sestavni del upravljanja baze podatkov. Računalniške datoteke morajo biti zaščitene, podobno kot delujejo protivirusni sistemi in sistemi za nadzor dostopa. Morda bo treba nastaviti gesla in varnostne kode glede na to, kdo ima privilegije, da vidi katere informacije. Upravitelj baze podatkov ima na primer pooblastilo za ogled in spreminjanje tega, do česar imajo dostop drugi uporabniki. To delo vključuje tudi razporejanje, načrtovanje in nadzor vseh sprememb v bazi podatkov ali računalnikov v omrežju ter pregled zahtevanih sprememb, da se oceni, koliko časa bodo trajale in koliko bodo stane.
Upravitelj baze podatkov je zadolžen za usposabljanje drugih, kako uporabljati sistem, in mora biti na voljo čim več, če imajo zaposleni vprašanja. Na nek način je vodja tudi oseba tehnične podpore. To delo vključuje udobno delo z računalniki in ljudmi ter nenehno obdelavo informacij iz obeh. Pomembno je voditi natančne evidence o tem, kaj ljudje zahtevajo, in sistemskih informacijah, kot so napake in možna varnostna tveganja, za kasnejšo napotitev. Vodja baze podatkov deluje tudi kot svetovalec tehničnim oddelkom v podjetju in tudi vodstvu.