Upravljavec proračuna nadzira proces prihodkov in odhodkov organizacije. Delo ima elemente finančnega računovodstva, napovedovanja, revizije in procesnega nadzora. Ta položaj je lahko za celotno organizacijo ali projekt. Naziv je zelo tipičen za vladne agencije in neprofitne organizacije, lahko pa je tudi določena vloga v profitnih podjetjih, ki se ukvarjajo z vodenjem projektov.
Organizacije imajo običajno operativni proračun in kapital oziroma proračun objektov in opreme. Kapitalski proračun je ponavadi statičen, saj se kapitalski izdatki ponavadi zgodijo v skladu s posebnim načrtom, ki zahteva malo dnevnega upravljanja. Operativni proračuni pa so zelo tekoči. Te vrste proračunov temeljijo na projekcijah prihodkov in odhodkov, ki so narejene na začetku leta, vendar se lahko izkažejo za netočne, saj se realnost poslovanja odvija v realnem času.
Glavni finančni direktorji (CFO) ali finančni direktorji običajno najamejo upravljavce proračuna kot strokovnjake za srednje vodstvo. Upravljavec proračuna obravnava vse vidike razvoja poslovnega in kapitalskega proračuna na začetku proračunskega leta, ko organizacija načrtuje prihodnje leto. Njegove naloge pa se ne končajo z načrtovanjem prihodnosti. Upravljavec proračuna spremlja tudi osebje, oddelke ali projekte, da zagotovi, da prihodki in odhodki dosežejo proračunske cilje. Če so prihodki pod proračunom ali odhodki presežejo proračun, vodja proračuna poroča o odstopanju vodstvenim delavcem organizacije, tako da se projekcije in načrti lahko spremenijo.
Posebne naloge vodje proračuna vključujejo razvoj eno- ali večletnih napovedi prihodkov in odhodkov v celotni organizaciji ali projektu. Te napovedi so običajno razčlenjene po projektih ali oddelkih, zlasti za operativne proračune. Ko je proračun za proračunsko leto odobren, vodja sodeluje z vodji oddelkov in projektov, da ohrani njihove dejavnosti v okviru proračunskih parametrov. Upravljavec proračuna pogosto sodeluje z vodstvenimi delavci glede operativnega proračuna, včasih na mesečni ravni, da poroča o odstopanjih in ponudi rešitve za spreminjanje proračuna tako, da odraža dejanske okoliščine.
Ob koncu proračunskega leta vodja uskladi proračun z dejanskimi nastalimi izdatki in ustvarjenimi prihodki ter te informacije posreduje vodstvenim delavcem organizacije in davčnim strokovnjakom. Postopek se nato začne znova, saj se prihodnji letni proračuni spremenijo tako, da odražajo, kaj se je zgodilo v letu, ki je pravkar minilo. Medtem je upravljavec proračuna odgovoren za vzpostavitev politik in postopkov za poročanje o prihodkih in odhodkih ter za upravljanje proračunskega procesa, ki je v skladu z najboljšimi praksami v panogi.