Upravitelj donacij dela za različne organizacije, ki vključujejo neprofitne organizacije, agencije za socialne storitve in izobraževalne ustanove. Običajne odgovornosti vloge vključujejo načrtovanje in izvajanje programov nepovratnih sredstev, izvajanje raziskav o donacijah, pisanje predlogov za nepovratna sredstva, pripravo vlog za nepovratna sredstva, revizijo skladnosti z donacijami ter pripravo in izdajo poročil o donacijah. V večini primerov bo upravitelj donacij poročal neki vrsti direktorja, na primer direktorju centra v agenciji za socialne storitve. Največji del dela pa vključuje prepoznavanje potencialnih nepovratnih sredstev, ki so najbolj uporabne za splošno poslanstvo in cilje organizacije. Komunikacija z organizacijami, ki dodeljujejo nepovratna sredstva, je prav tako pomembna naloga, ki sodi v pristojnost upravitelja nepovratnih sredstev.
Upravljavec nepovratnih sredstev bo moral najprej raziskati razpoložljive donacije in natančno opredeliti tiste, ki jih organizacija lahko izkoristi. Raziskave razpoložljivih nepovratnih sredstev in njihove uporabnosti za poslanstvo organizacije zahtevajo učinkovito metodologijo in analitični proces. Učinkovito uravnoteženje obeh zahtev pogosto določa uspeh na položaju. Ko je nepovratna sredstva identificirana, bo moral upravitelj nepovratnih sredstev predložiti vlogo, ki učinkovito dokazuje, da je organizacija sposobna pametno uporabiti nepovratna sredstva in izvesti spremembe, na katere nameravajo nepovratna sredstva vplivati. Poleg tega je treba v drugih primerih, ko nepovratna sredstva niso takoj na voljo, pripraviti predloge za nepovratna sredstva, ki ne le opredeljujejo potrebo, ampak tudi artikulirajo načrt, ki ga bodo nepovratna sredstva pomagala doseči.
Ko je nepovratna sredstva dodeljena, je upravitelj nepovratnih sredstev odgovoren za zagotavljanje skladnosti s specifikacijami in zahtevami nepovratnih sredstev. Dodelitev nepovratnih sredstev se običajno opravi na podlagi posebnih uporab za zagotovljena sredstva in pričakovanih mejnikov v financiranem programu. Ta odgovornost, ki je v pristojnosti upravitelja nepovratnih sredstev, vključuje sporočanje teh specifikacij, zahtev in mejnikov ter redno spremljanje, da se zagotovi skladnost. Obveščanje o napredku prek osebnih sestankov in poročil o donacijah je del tega procesa. Pogosto se to doseže z obiski na kraju samem s strani organizacije, ki je podelila nagrade, poleg pripravljenih poročil, ki se lahko osredotočajo na proračunska vprašanja in dokumentiranje napredka.
Poleg tega je za notranjo odgovornost potreben ločen sklop poročil o donacijah. Takšna poročila so običajno pripravljena tako, da podrobno opišejo vsako nepovratna sredstva posamezno kot tudi vse donacije skupaj. Nato se ta poročila predložijo nadzorniku upravljavca nepovratnih sredstev, pogosto pa jim je priložena predstavitev, ki podrobno opisuje vsako predloženo poročilo. Izdaja takšnih poročil zahteva od upravitelja nepovratnih sredstev, da učinkovito dokaže, da odgovorno ravna z zahtevanimi nalogami.