Tehnični uslužbenci lahko v različnih podjetjih počnejo nekoliko drugačne stvari, vendar se v večini primerov njihova delovna mesta močno osredotočajo na arhiviranje dokumentov, tako v papirnih datotekah kot v digitalnih bazah podatkov; lahko sodelujejo tudi pri dejanskem oblikovanju računalniško podprtih arhivov in sistemov za spodbujanje učinkovitosti za njihovo specifično okolje. V mnogih primerih delo vključuje tudi veliko pisarniškega dela in osnovnih administrativnih nalog, zaradi česar so nekateri ta položaj izenačili s položajem osnovnega tajnika. Čeprav se opisi delovnih mest pogosto prekrivajo, večina tehničnih delovnih mest zahteva globlje poznavanje informacijskega inženiringa namesto preprostega upravljanja z dokumenti. Tovrstne strokovnjake pogosto povabijo k lektoriranju in včasih tudi urejanju tehničnih dokumentov in priročnikov, kar ni nekaj, kar počne večina standardnih administrativnih pomočnikov, pogosto pa morajo pomagati zagotoviti, da so vsi sistemi za arhiviranje dokumentov v skladu z ustreznimi pravili in predpisi.
Primarna nastavitev zaposlitve
V večini primerov tehnični uradniki služijo kot podporni strokovnjaki, ki pomagajo pri obdelavi in vložitvi zelo tehničnih in specifičnih informacij, zato je najpogosteje najti tovrstno delo v panogah, ki se veliko ukvarjajo z gosto dokumentacijo in imajo veliko zahtev za arhiviranje. Podjetja gradbenega inženiringa so poleg splošnih izvajalcev ena najpogostejših delodajalcev. Programska podjetja in korporacije, ki predvsem prodajajo rešitve za digitalno bazo podatkov, morda potrebujejo tudi ljudi s tovrstnim strokovnim znanjem. Nekatera medicinska podjetja, kot so bolnišnice in zavarovalnice, imajo na voljo tudi delovna mesta. Delo bo na različnih mestih nujno videti drugače, vendar so osnovne naloge in dolžnosti običajno približno enake.
Vložitev dokumentov
Upravljanje z dokumenti je običajno ena najpomembnejših stvari, ki jih počnejo ljudje v poklicu tehničnega referenta. To lahko zajema vse, od prejema dokumentacije do obdelave kot »prejetega« in shranjevanja, do pošiljanja pomembnih datotek iz podjetja ali pisarne drugim ter sledenja in zagotavljanja prejema.
Nekateri najpomembnejši dokumenti se običajno nanašajo na osebje, vključno z začetno dokumentacijo zaposlenih, evidenco o usposabljanju in morebitnimi opombami v zvezi z disciplinskimi ukrepi zaposlenih. Poleg tega večina pisarniških delovnih mest vključuje organizacijo dokumentacije, ki navaja zahteve za projekte in kakršne koli spremembe poslovanja, ter zagotavlja, da se upoštevajo pravila in roki. Te dokumente je običajno treba nenehno posodabljati in zlahka dostopne, tako da lahko odgovorni kadar koli dostopajo do njih.
Digitalno baziranje podatkov
Vložitev običajno ni omejena na papirne dokumente. Od osebe na tem položaju se običajno pričakuje, da bo znala uporabljati tehnologijo za organiziranje dokumentov. Ta vrsta zaposlenih bi morala biti običajno sposobna določiti, katera programska oprema bi bila v pomoč, in bi moral znati uporabljati različne programe. Povezane naloge pogosto vključujejo namestitev in odpravljanje težav s programsko opremo, kadar je to potrebno, ter ustvarjanje in posodabljanje baz podatkov. Od zaposlenih s tehničnim usposabljanjem se lahko pričakuje tudi, da bodo pomagali sodelavcem pri drugih tehničnih nalogah, ki vključujejo računalnik, zlasti v zvezi s spletnim poročanjem ali sistemi arhiviranja.
Načrtovanje sistemov in izboljšanje učinkovitosti
Odvisno od organizacije se lahko od uslužbenca v tej vlogi zahteva tudi, da načrtuje sisteme za upravljanje spisov in dokumentov iz nič. Tovrstna naloga je pogosto povezana z dokumentnim inženiringom, glavna vloga referenta pa je običajno iskanje načinov, kako narediti sisteme učinkovitejše in uporabniku prijaznejše.
Odvisno od konteksta lahko tudi pomaga podjetju pri spoštovanju zahtevanih zakonov o shranjevanju in vložitvi dokumentov. Podjetja, ki se ukvarjajo s stvarmi, kot so občutljive finančne informacije ali zdravstveni podatki, pogosto veljajo za višje standarde in morajo spoštovati določene predpise – predpise, ki se lahko občasno spreminjajo. Uslužbenci so pogosto zadolženi za to, da sledijo ustreznim pravilom in pomagajo zagotoviti, da so vzpostavljeni sistemi skladni.
Lektoriranje in urejanje
V nekaterih primerih strokovnjaki s tehničnim znanjem celo pomagajo pri ustvarjanju in urejanju tehničnih priročnikov, da zagotovijo točnost informacij. Lektoriranje in lektoriranje sta velik del procesa, vendar se v nekaterih primerih lahko od strokovnjakov za te naloge dejansko zahteva, da ustvarijo vodnike ali priročnike – pogosto za stvari, kot so sistemi za navigacijo dokumentov –, ki jih je mogoče široko distribuirati zaposlenim in drugim, ki uporabljajo program v vprašanje.
Osnovne pisarniške naloge
Podobno kot pri drugih vrstah uslužbencev mora tehnični referent običajno opraviti nekaj pisarniških nalog čez dan. To pomeni, da lahko strokovnjaki pričakujejo, da se bodo odzvali na telefon in bodisi odgovorili na zastavljeno vprašanje ali pa klicatelja preusmerili na nekoga drugega. Lahko tudi pozdravijo ljudi, ki obiščejo pisarno, in včasih služijo kot prvi stik, ki ga imajo ljudje s podjetjem. Dodatne pisarniške naloge lahko vključujejo faksiranje, pošiljanje e-pošte in vodenje korespondence.