Kaj počne tajnica od doma?

Tajnica od doma opravlja različne administrativne naloge za drugega posameznika ali poslovni subjekt. Nekatera podjetja ponujajo storitve tajništva od doma in ta podjetja pogodbeno zaposlujejo veliko število izkušenih tajnic ali administratorjev. Drugo delo notranjih sekretarjev so samozaposleni, ki niso povezani s tajniškimi podjetji.

Običajno se tajnica od doma odzove na klice in obravnava težave strank v imenu stranke. Stranka lahko svojo telefonsko linijo posreduje na domačo linijo tajnice, v drugih primerih pa stranka strankam posreduje svojo številko tajnice. Kot vsak administrativni pomočnik mora tudi tajnica od doma sprejemati sporočila in posredovati pomembne klice stranki. Običajno je stranka ves dan v stiku s tajnico in tajnici posreduje navodila, ki podrobno opisujejo, kateri klici stranke naj posredujejo, in urah dneva, ko stranka ne bo dosegljiva.

Domače tajnice tudi sprejemajo in odgovarjajo na e-pošto v imenu stranke. Tako kot pri telefonskih klicih se lahko nujna e-poštna sporočila posredujejo neposredno odjemalcu, medtem ko se manj pomembna sporočila lahko shranijo in nanje odgovorijo pozneje. Nekatere stranke se lahko s svojo tajnico dogovorijo za konferenčne klice, med katerimi bo stranka narekovala e-pošto, ki jih mora tajnica nato sestaviti in poslati strankam. Poleg tega bo morda morala tajnica od doma sestavljati in pošiljati pisma v imenu stranke.

Nekatera mala podjetja zahtevajo tudi sekretarje za opravljanje administrativnih nalog, povezanih s spletnimi stranmi podjetij. Stranka običajno najame programerja za nastavitev spletnega mesta, vendar se lahko tajnici zagotovijo podatki za prijavo in zahteva, da posodobi informacije o spletnem mestu na dnevni ali tedenski ravni. Ko podjetje organizira promocijo, bo morda morala tajnica objaviti podrobnosti promocije na spletnem mestu podjetja ter sestaviti in pošiljati promocijska e-poštna sporočila.

Lastniki malih podjetij se morajo pogosto dogovoriti za osebna srečanja s strankami, da se pogajajo o pogodbah o prodaji in storitvah. V mnogih primerih lahko domača tajnica organizira te sestanke tako, da se poveže s poslovnimi partnerji in bodočimi strankami stranke. Običajno imajo tajnice dostop do strankinega spletnega koledarja ali načrtovalca, tako da lahko tajnica beleži podrobnosti teh sestankov.

Kvalifikacije za tajnika od doma se razlikujejo glede na potrebe stranke. Na splošno mora imeti tajnica dobre veščine tipkanja in storitve za stranke. Nekatera podjetja, ki imajo pogodbene sekretarje, zahtevajo, da so pogodbeni delavci opravili nekakšno poklicno usposabljanje na fakulteti ali šolah za tajniško usposabljanje. Stranke, ki se ukvarjajo s strankami v tujini, lahko zahtevajo delo domačih tajnikov, da imajo znanje drugega jezika.