Svetovalec za finančno pomoč sodeluje z različnimi šolami in univerzami, da bi poenostavil uvajanje računalniških sistemov za upravljanje finančne pomoči in uporabnike naučil osnovnih operacij. Svetovalec bo potoval v vsako šolo, da bi zagotovil usposabljanje za vodje in zaposlene v pisarnah za finančno pomoč. Šole s predhodno nameščenimi sistemi za upravljanje finančne pomoči lahko zahtevajo svetovalca za redne preglede in nadgradnje programske opreme.
Visoke šole in univerze v Združenih državah uporabljajo zapletene in raznolike računalniške sisteme finančne pomoči za organizacijo, shranjevanje in dodeljevanje nepovratnih sredstev, posojil in štipendij študentom. Ko šola kupi poseben sistem upravljanja, svetovalec za finančno pomoč običajno obišče glavno pisarno, da konfigurira parametre programske opreme, da ustreza potrebam programa finančne pomoči. Svetovalec lahko dodaja ali briše programske module, kot zahteva šola za najbolj prilagojen sistem.
Usposabljanje in komunikacija z zaposlenimi na fakulteti, ki bodo uporabljali nov sistem, je nujna; svetovalec za finančno pomoč mora temeljito razložiti in pokazati, kako programska oprema deluje. Šola lahko zahteva, da ima v okviru usposabljanja samo vodstvo ali pa se predstavitve lahko udeležijo vsi zaposleni v finančni pomoči. O kakršnih koli vprašanjih ali pomislekih se pogovorite s svetovalcem za finančno pomoč, preden začnete delati z novim programskim sistemom, da preprečite kakršne koli napake pri finančnih transakcijah.
Tehnologija se zelo hitro izboljšuje in svetovalec za finančno pomoč mora ostati obveščen in usposobljen, da pomaga svojim strankam. Za izboljšanje sedanjega sistema upravljanja finančne pomoči se lahko ustvarijo nove različice programske opreme in dodatni moduli pomoči; svetovalca mora podjetje za programsko opremo redno usposabljati, da lahko strankam razloži nove funkcije. On ali ona se lahko obrne na različne stranke, da vzpostavi pregledovalne sestanke za učenje in namestitev novih programskih paketov.
Šole bodo morda morale revidirati svoje račune finančne pomoči, da zagotovijo, da se denar pravilno razporeja. Pri reviziji bi moral biti prisoten svetovalec za finančno pomoč, da bi opazil, da je sistem pravilno dostopen. Vse okvare ali napake mora svetovalec pregledati, da prepreči prihodnje težave, povezane s programsko opremo.
Biti svetovalec za finančno pomoč zahteva pripravljenost na potovanja in odlične komunikacijske veščine. Večina svetovalnih mest zahteva tudi štiriletno visokošolsko izobrazbo in nekaj izkušenj v sektorju finančne pomoči. Mnoga podjetja bodo usposobila novo najete svetovalce, da bodo dobro seznanjeni s programskimi paketi različnih blagovnih znamk.