Sprejemni referent opravlja pisarniške naloge za zdravstveno ustanovo ali šolo z namenom zagotavljanja nemotenega postopka sprejema pacientov ali študentov. To običajno vključuje pridobivanje informacij od pacienta ali študenta in ustvarjanje zapisa ali dodajanje zapisa, ki že obstaja, za posameznika. V mnogih primerih bo oseba s tem nazivom imela tudi nalogo zbiranja podatkov o plačilu, kot so podatki o zavarovanju ali samoplačništvu za zdravstvenega pacienta ali podatki o plačilu šolnine za študenta. To delo lahko vključuje tudi odgovarjanje na osnovna vprašanja, ki jih ima pacient ali študent, in omogočanje izmenjave ustreznih informacij med oddelki v šoli ali zdravstveni ustanovi.
Če oseba s tem nazivom dela v zdravstveni ustanovi, pogosto opravi vnos podatkov za vnos podatkov o pacientu in njegovih plačilnih ali zavarovalnih podatkih. Po potrebi lahko pridobi tudi zdravstveno kartoteko. V večini primerov to delo vključuje tudi olajšanje izmenjave informacij med različnimi zdravniki in zdravstvenimi oddelki v ustanovi. Natančne dolžnosti, ki jih ima oseba na tem delovnem mestu, so običajno odvisne od organizacije, ki ga zaposli, vendar je njegova glavna dolžnost običajno zagotoviti hitro in brez napak obdelavo podatkov o sprejemu.
Ko oseba dela kot sprejemni referent v šoli, njegove delovne naloge običajno vključujejo zbiranje informacij, ki jih šola potrebuje, da sprejme odločitev o sprejemu študenta. Če je bila odločitev o sprejemu že sprejeta, se lahko oseba s tem nazivom namesto tega osredotoči na zbiranje in vnos informacij, ki jih šola potrebuje za uradni sprejem študenta. Vrste informacij, ki jih oseba na tem področju lahko zbira, vključujejo imena študentov; Kontaktni podatki; in identifikacijske podrobnosti, kot so davčne identifikacijske številke. Če je študent mladoleten, lahko sprejemni referent zbira tudi podatke o njegovih starših ali skrbnikih. Glede na pravilnik šole lahko zbira tudi evidence drugih šol, podatke o plačilu in pologe za šolnino.
V mnogih primerih je referent za sprejem tudi primarna kontaktna točka za novega pacienta ali študenta. Pogosto ima oseba s tem nazivom stik s tistimi, ki iščejo sprejem, preden obiščejo zdravnika ali se srečajo s šolskimi uradniki. Lahko odgovori na vprašanja posameznika in zagotovi pomembne informacije o sprejemnem postopku. Ko oseba s tem nazivom dela v šoli, se lahko dogovori tudi za oglede in razgovore.