Specialist za donacije nadzoruje postopek prijave za nepovratna sredstva, ki ponujajo možnosti financiranja, pomembne za organizacijo, za katero dela specialist. Številni strokovnjaki za donacije so javni uslužbenci, ki zastopajo organizacije, kot so šole, mesta in vladne agencije. Drugi lahko delajo za zasebne organizacije, ki se močno zanašajo na financiranje nepovratnih sredstev, kot so neprofitne organizacije. Ni posebnih zahtev, da bi postali specialist za štipendije, čeprav je običajno prednostna diploma in mnoga podjetja ne bodo zaposlila ljudi brez izkušenj.
Strokovnjak za donacije je odgovoren za identifikacijo nepovratnih sredstev, ki bi se lahko uporabljala za organizacijo, za katero dela specialist, z uporabo virov, kot so seznami donacij in avtomatizirane baze podatkov. Strokovnjak preuči določila in pogoje posameznih nepovratnih sredstev, da potrdi, da je organizacija upravičena, in nato vloži vlogo za donacijo. Vloge za donacije običajno zahtevajo obsežno papirologijo in spremljajočo dokumentacijo, sposobnost natančnega in podrobnega izpolnjevanja vlog pa je pomembna veščina.
Strokovnjaki za donacije običajno delajo na več donacijah hkrati. Nekateri so morda v zelo zgodnjih fazah, drugi pa so morda še v procesu prijave. Če so nepovratna sredstva odobrena, specialist za donacije poskrbi, da so izpolnjeni pogoji nepovratnih sredstev, zagotovi poročanje in informacije o razkritju agenciji ali organizaciji, če se zahteva, in izpolnjuje vse druge zahteve. Na primer, morda bo treba dokumentirati, kako je bil denar porabljen za nadaljnje izpolnjevanje pogojev za nepovratna sredstva.
Številni strokovnjaki za donacije imajo diplome na področjih, kot so komunikacije in poslovna administracija. Strokovnjaki za donacije morajo biti sposobni organizirati več vlog, se povezovati z različnimi ljudmi v procesu ugotavljanja potreb po financiranju in jih izpolnjevati z uporabo nepovratnih sredstev ter biti sposobni jasno komunicirati v svojih vlogah. Ta vrsta dela zahteva tudi spretnosti ljudi, saj bo morda treba osebno komunicirati z viri financiranja nepovratnih sredstev, prijazen, prijazen specialist za donacije pa bo bolj verjetno zmagal v hudi konkurenci za denarna sredstva.
Ljudje običajno začnejo kariero kot specialisti za donacije tako, da delajo v pisarni specialista, ki lahko zagotovi mentorstvo, usposabljanje in izpostavljenost postopku prijave in vložitve vloge za donacijo. Sčasoma lahko pisarniško osebje doseže večjo neodvisnost, dokler na koncu ne vloži nepovratna sredstva povsem samostojno. Ko je dosežena visoka raven usposobljenosti, lahko ljudje raziščejo možnost, da se prijavijo za višje položaje v pisarni ali iščejo delo drugje, pri drugih organizacijah, ki potrebujejo storitve specialista za donacije.