Skrbnik zdravstvenih informacij ima štiri glavna področja odgovornosti: ustvarjanje postopkov vnosa podatkov, upravljanje celovitosti podatkov, varnost sistema in analiza podatkov. Skrbnik zdravstvenih informacij ali vodja zdravstvenih informacij je usposobljen za vodenje zdravstvene dokumentacije pacientov. Skrbniki zdravstvenih informacij so zaposleni v bolnišnicah, zdravstvenih ustanovah in zavarovalnicah. V oddelku za standardne zdravstvene informacije ali zdravstvene kartoteke ima skrbnik zdravstvenih informacij več tehnikov za zdravstvene informacije, ki so odgovorni za vnos podatkov in izvajanje rutinske analize.
Informacije, ki jih vzdržuje skrbnik zdravstvenih informacij, se uporabljajo za analizo stroškov in sprejemanje odločitev o zdravstvenih trendih, osebju in nakupu opreme. Podatki morajo biti točni, zanesljivi in varni zaradi zaupnosti pacienta. Na trgu je na voljo široka paleta zdravstvenih informacijskih sistemov. Ni nenavadno, da skrbnik zdravstvenih informacij tesno sodeluje s podpornim osebjem za sisteme pri ustvarjanju novih poročil in izboljšanju funkcionalnosti za izpolnjevanje edinstvenih potreb.
Postopki vnosa podatkov so pravila in koraki, ki jih izvajajo zdravstveni informacijski tehniki pri vnašanju informacij v zdravstveni informacijski sistem. Ti postopki se uporabljajo za zmanjšanje tveganja napak pri vnosu podatkov, zagotavljanje dosledne uporabe posebnih kod, ki se ujemajo z dejanskimi informacijami, in zagotavljajo osnovo za vsa prihodnja poročila. Ustvarjanje in vzdrževanje teh pravil določa splošno kakovost podatkov in neposredno vpliva na uporabnost informacij.
Celovitost podatkov je pomembna funkcija, ki se upravlja s kombinacijo poslovnih procesov in sistemskih pravil. Pravila poslovnega procesa določajo, katere informacije se beležijo in kako. Izvorno dokumentacijo za vnos podatkov morajo vsi zdravstveni informacijski tehniki definirati in dosledno uporabljati. Računalniške sisteme je mogoče programirati tako, da zagotovijo, da vsi vnosi podatkov izpolnjujejo določena pravila glede števila znakov, številčnih skupin ali preverjanj za podvojene vnose podatkov. Kombinacija teh funkcij bo zagotovila določeno stopnjo nadzora nad kakovostjo podatkov, vnesenih v sistem.
Zdravstveni kartoni vsebujejo osebne podatke o pacientu, kot so starost, spol, natančni opravljeni postopki, naročeni testi, ime in specialnost zdravnika ter zdravila na recept. Vse te informacije so zelo zaupne. Raven varnosti, ki obdaja zdravstveni informacijski sistem, je kritična. Medtem ko je za fizično varnost običajno odgovorno osebje informacijske tehnologije, je skrbnik odgovoren za nadzor ljudi, ki imajo dostop, in natančno, katere funkcije lahko opravljajo. Številni zdravstveni informacijski sistemi imajo revizijske sledi za sledenje imena uslužbenca, ki je dostopal do datoteke vsakega pacienta in kdaj.
Zadnja odgovornost skrbnika zdravstvenih informacij je analiza sistemskih poročil. Odgovorni so za zagotavljanje natančnih in izčrpnih poročil višjemu vodstvu o stroških, dejavnosti, demografskih podatkih bolnikov in drugih informacijah po potrebi. To je ključna funkcija za učinkovito odločanje tako v bolnišnici kot v zavarovalnici.