Skrbnik zdravstvene dokumentacije je odgovoren za nadzor sistemov zdravstvene dokumentacije v bolnišnici, kliniki ali zdravstvenem centru. To lahko vključuje vodenje osebja, ki opravlja poljubno število nalog, da zagotovi, da je zdravstvena dokumentacija varna in vzdrževana v skladu z vsemi veljavnimi standardi ali predpisi. Administratorji morajo načrtovati in usmerjati delo uslužbencev ter zagotoviti vsa potrebna usposabljanja. Vrsto vodenja zdravstvene dokumentacije in uporabljene sisteme pogosto določi skrbnik. Upravitelj zdravstvene dokumentacije mora biti sposoben vzdrževati dobre delovne odnose z odvetniki, pravnim osebjem, uradniki vladnih agencij in drugimi strokovnjaki, da zagotovi plačilo.
Eden najpomembnejših vidikov tega položaja je načrtovanje, usmerjanje in vrednotenje dejavnosti osebja zdravstvene dokumentacije. Skrbnik zdravstvene dokumentacije običajno opravi razgovore z ljudmi, da zapolni različna delovna mesta osebja ali da priporočila o zaposlovanju osebja. Zagotavljanje smernic ali sprejemanje disciplinskih ukrepov sta tudi velik del vsakodnevnih obveznosti za to delo. Upravitelj lahko uslužbence usposobi tudi za opravljanje njihovih posebnih nalog in za številne predpise v zvezi z vzdrževanjem zdravstvenih kartotek, zaupnostjo, hrambo, obdelavo in izdajo dokumentov.
Druga odgovornost skrbnika zdravstvene dokumentacije je oblikovanje ustreznih postopkov in politik glede vsebine, zaupnosti in obdelave zdravstvenih kartotek. To lahko zahteva uporabo digitalnega ali avtomatiziranega arhivskega sistema zdravstvenih kartotek, pripravo zbirnih poročil za upravljanje in oblikovanje postopkov v zvezi s hrambo zdravstvenih kartotek, ki jih zagotavljajo izvajalci vodene oskrbe. Skrbnik zdravstvene dokumentacije lahko izbere tudi zunanje ponudnike storitev, ki so potrebni za kopiranje in prepisovanje zdravstvenih kartotek ter zagotavljanje, da ti prodajalci spoštujejo predpise glede zasebnosti podatkov o pacientih. Da bi bil na tekočem z najnovejšimi metodami in predpisi, ki veljajo za zdravstveno kartoteko, se bo morda moral skrbnik udeležiti stalnega usposabljanja in vzdrževati poverilnice kot registrirani skrbnik zdravstvenih informacij.
Upravljavec zdravstvene dokumentacije mora biti sposoben razumeti in razlagati veljavne zakone in predpise, ki zadevajo metode obdelave in zaupnost. Administratorji se morajo redno ukvarjati z odvetniki, državnimi uradniki, strokovnimi kolegi in celo širšo javnostjo. To od skrbnika zahteva, da lahko učinkovito komunicira z veliko različnimi ljudmi. Ena največjih odgovornosti tega dela je zagotavljanje zaupnosti informacij, ki jih vsebuje zdravstvo. Skladnost z zakonskimi predpisi v zvezi z zdravstveno dokumentacijo zagotavlja pravilno in pravočasno plačilo oziroma povračilo stroškov in pristojbin s strani tretjih plačnikov.