Glavna odgovornost skrbnika usposabljanja je načrtovanje in izvajanje programov usposabljanja za podjetja, vladne agencije in neprofitne organizacije. Ker ljudje s tem delom večinoma delajo z novo zaposlenimi, je to kadrovska pozicija, ki vzdržuje stalno komunikacijo z drugimi ključnimi oddelki v podjetju. Pri predvidevanju potreb podjetja in izdelavi ustreznih načrtov usposabljanja ima oseba v tej vlogi vrsto znanja o delovanju različnih oddelkov.
Upravljavec usposabljanja se običajno redno srečuje s sodelavci in vodji, da ugotovi potrebo po novih zaposlenih in opredeli obseg dela, s katerim se bodo novi zaposleni lotili. Ta skrbniška delovna mesta običajno vključujejo oblikovanje urnikov in politik usposabljanja ter določanje ustreznih metod poučevanja. Administrator se odloči, katera vrsta usposabljanja bo najbolj učinkovita za zadevno delo; metode lahko vključujejo usposabljanje ena na ena; skupinske lekcije; navodila na delovnem mestu; ali obiskovanje konferenc, delavnic ali predavanj. Po zaključenem programu usposabljanja skrbnik usposabljanja pomaga oceniti in oceniti individualni napredek vsakega pripravnika.
Skrbnik pripravlja tudi gradivo za usposabljanje, teste in izpite ter informacije o oceni. On ali ona je lahko odgovoren tudi za vzdrževanje knjižnice virov za usposabljanje. Delo skrbnika usposabljanja vključuje ustvarjanje in organizacijo vseh teh dokumentov ter fizično oblikovanje vizualnih pripomočkov, novih izročkov za zaposlene in priročnikov za usposabljanje.
Skrbniki za usposabljanje uporabljajo široko paleto znanja o tem, kako različni oddelki delujejo in kako se obravnavajo procesi človeških virov. Poleg usposabljanja za določeno delovno mesto lahko vodi sestanke za usmerjanje zaposlenih, predava o varnosti na delovnem mestu in javnem zdravju ali sodeluje v pobudah za razvoj vodenja. Položaj zahteva visoko stopnjo fleksibilnosti in vnemo, da se naučite, kako deluje vsak vidik podjetja.
Administrativne in pisarniške naloge so pomemben del opisa delovnega mesta skrbnika usposabljanja. Skrbnik uporablja visoko raven znanja o pisarniških postopkih, da lahko opravi bistvene stvari. Obdelavo besedil, arhiviranje, pripravo proračunov in načrtovanje srečanj običajno prevzame skrbnik usposabljanja.
Od osebe s tem delovnim mestom se lahko zahteva tudi vodenje tečajev in seminarjev. Mora biti prijeten z javnim nastopanjem in imeti privlačen in zabaven način, ko nagovarja veliko skupino. Administrator je pogosto prva kontaktna točka, ki jo bodo imeli zaposleni pri svojih novih delovnih mestih, na skrbniku usposabljanja pa je, da z lahkoto in dostopno razloži podrobnosti položaja.