Ena najpogostejših nalog skrbnika podatkov je zagotoviti, da so vsi podatki, ki pripadajo organizaciji, definirani in organizirani na logičen način. Strokovnjaki na tem področju so pogosto odgovorni za odobritev dostopa do občutljivih podatkov in odobritev zahtev za dostop do podatkov. V nekaterih primerih je lahko skrbnik podatkov odgovoren za oceno točnosti in ustreznosti shranjenih podatkov. Ko vodstveni delavci organizacije načrtujejo sistemske spremembe, se pogosto posvetujejo s skrbniki podatkov in pričakujejo, da bodo sodelovali pri uvajanju novih sistemov informacijske tehnologije (IT). Ti strokovnjaki so lahko odgovorni tudi za obveščanje drugih članov organizacije v zvezi z vsemi vprašanji dostopa do podatkov in zagotavljanje osnovnih nalog za odpravljanje težav.
Skrbnik podatkov je strokovnjak za IT, ki je odgovoren za sprejemanje odločitev o tem, kako so digitalni podatki organizacije shranjeni, organizirani in dostopni. V večini primerov je ta strokovnjak vodja podružnice, oddelka ali skupine. Skrbniki podatkov v večjih organizacijah bodo morda potrebovali pomoč upravitelja podatkov, na katerega bi lahko skrbnik podatkov prenesel naloge in podelil privilegije, kadar teh nalog ne more opravljati sam.
Ena primarna funkcija skrbnika podatkov je določiti občutljivost podatkov. Na primer, v akademskem kontekstu bi ta strokovnjak lahko vse zapise v zvezi z osebnimi podatki študentov opredelil kot izjemno občutljive. Posamezniki, ki želijo dostopati do teh informacij, se bodo morda morali obrniti na skrbnika, da bi dobili dostop do teh informacij. Po drugi strani bi lahko podatke o zahtevah tečaja opredelili kot javne, saj niso občutljivi in bi lahko koristili strankam, ki nimajo privilegiranega dostopa.
V poslovnem kontekstu morajo skrbniki podatkov običajno razumeti, kako se podatki nanašajo na delovanje organizacije. Od njih se pogosto pričakuje, da bodo razvili in revidirali smernice, ki narekujejo, kako je treba podatke pridobiti in kje jih je treba shraniti. Ko imajo strokovnjaki vprašanja o tem, zakaj so podatki pomembni ali relevantni ali zakaj so opredeljeni na določen način, je lahko skrbnik podatkov odgovoren za zagotavljanje odgovorov.
Prav tako je običajno, da skrbniki podatkov tesno sodelujejo z vodilnimi pri izvajanju velikih operativnih sprememb. Na primer, ko je organizacija podvržena velikim spremembam, ki naj bi izboljšale učinkovitost, je lahko skrbnik podatkov odgovoren za nadzor nad implementacijo novih sistemov IT. V mnogih primerih se skrbniki podatkov srečajo z drugimi vodji IT, kot so skrbniki aplikacij, da bi oblikovali novo IT arhitekturo in ustvarili vodnike za usposabljanje za zaposlene.