Skrbnik garancije dela za maloprodajni ali distribucijski objekt in komunicira s proizvajalci o okvarjenih delih ali popravilih za določen izdelek, kot so elektronske komponente ali moduli. Ta delavec piše zahteve za garancijo, zbira in pošilja okvarjene dele ter sodeluje z računovodsko službo, da zagotovi, da so vsi zahtevki za dele in delo plačani v celoti. Dejansko lahko ta upravni položaj nadzoruje številne druge delavce, ki zagotavljajo garancijo, če je podjetje razmeroma veliko, kot je prodajalna avtomobilov.
Novi deli, ki so okvarjeni, se običajno pošljejo nazaj proizvajalcu za denarni kredit, zlasti če je za zamenjavo in prilagoditev dela vključeno delo delavcev. Vsak proizvajalec pregleda vrnjene dele in razdeli kredit objektu, ki zahteva delo; deli se običajno knjižijo po nabavni vrednosti, delovne ure pa so plačane na podlagi specifikacij posameznega proizvajalca. Skrbniki garancije morajo zagotoviti, da je vsak zahtevek plačan, da se ravni zalog pravilno štejejo ter da je postopek popravil dobičkonosen in pošten.
Sprva mora skrbnik garancije pripraviti standardiziran obrazec za oddajo reklamacije; obrazec običajno zahteva številko dela in opis ter vse informacije v zvezi z okvaro in zamenjavo. Upravitelj mora preveriti, ali so zahtevane delovne ure pravilne za določeno zamenjavo dela. Številni proizvajalci ne bodo upoštevali zahtevka, če so zahtevane delovne ure prevelike za določeno popravilo.
Okvarjene dele mora skrbnik garancije vrniti proizvajalcu. Običajno morajo biti deli priloženi obrazcu zahtevka za hitro obdelavo; izgubljeni deli ali zahtevki lahko zahtevajo raziskavo tako proizvajalca kot skrbnika, kar stane čas in denar. Skrbnik garancije mora dele in zahtevo poslati prek sledljivega ladijskega podjetja, tako da je možno dokazilo o dostavi.
Financiranje garancije lahko traja nekaj tednov, preden računovodstvo vidi denarni dobropis proizvajalca. Skrbnik garancije mora imeti preglednico ali drug postopek dokumentiranja za potrditev odprtih zahtevkov. Zaradi dokumentacije se lahko delavci posvetujejo z računovodstvom, če so kateri koli zahtevki zadržani ali izgubljeni; morebitne težave je mogoče rešiti pravočasno, da se zagotovi hiter postopek plačila.
Večji servisi, zlasti v avtomobilski industriji, imajo običajno skrbnika, ki nadzoruje številne druge delavce. Skupina kot celota bo razdelila garancijske obveznosti med vsakega zaposlenega, da bi zagotovila hitro plačilo. Glavni skrbnik lahko preprosto nadzoruje delavce in se odzove na morebitna nenavadna vprašanja, ki se lahko pojavijo.