Skrbnik nepovratnih sredstev je zadolžen za dodelitev nepovratnih sredstev znotraj organizacije ali podjetja. Upravitelj obdela dokumentacijo in vloge, podeli nepovratna sredstva in zagotovi, da se denar porabi v skladu z določenimi pogoji. Pogosto se ukvarja s petimi ali več strankami hkrati, spremlja podrobnosti in razporeja sredstva, kot je primerno za vsako od njih. Večina proračunov, s katerimi delajo skrbniki donacij za vsako stranko, je med dvema in petimi milijoni ameriških dolarjev.
Za delo na tem področju ni posebnega sklopa tečajev, čeprav je potrebna diploma. Priporočljivo je študirati področje, povezano z raziskavami, ker je to področje, kjer večina naročnikov želi štipendije. Po pridobitvi diplome pridobite certifikat za upravljanje donacij. Seminarje ponujajo skupine, kot je Nacionalno združenje za upravljanje nepovratnih sredstev (NGMA), skrbniki donacij pa imajo možnost, da se odločijo za eno od treh različnih poti v okviru upravljanja donacij: zvezna pot, prehodna pot ali pot prejemnika.
Skrbnik donacij, ki dela na zvezni ravni, ima običajno vladno službo; on ali ona se ukvarja z nepovratnimi sredstvi, ki jih dodeli vlada. Prehodna pot je vidik upravljanja nepovratnih sredstev, pri katerem skrbnik tesno sodeluje s prejemnikom nepovratnih sredstev, jih poučuje in izobražuje o postopku in odgovornostih, povezanih s pridobitvijo nepovratnih sredstev. Na poti prejemnikov se delovna mesta skrbnika donacij osredotočajo na pomoč tistim, ki potrebujejo nepovratna sredstva, da se prijavijo zanje. Ko je certificiranje končano, se lahko pridobi zaposlitev v administraciji donacij. Ko začne vaditi, je močno priporočljivo, da administrator vzame 16 dni usposabljanja na leto, da bo sledil spremembam na področju ter novim procesom in postopkom za upravljanje nepovratnih sredstev.
Najosnovnejša vloga upraviteljev nepovratnih sredstev je obdelava in priprava vlog za nepovratna sredstva. To vključuje pregled proračunov strank, zagotavljanje navodil za donacije strankam, pridobivanje potrebnih dokumentov in potrdil pred izdajo nepovratnih sredstev, vnašanje podatkov v sistem organizacije za spremljanje porazdeljenih nepovratnih sredstev, sestavljanje vseh izpolnjenih in podpisanih dokumentov ter posredovanje teh dokumentov na ustrezno osebje. Druga naloga je upravljanje projekta. To vključuje razlago pogojev nepovratnih sredstev, zagotavljanje, da bodo nadaljnji postopki ustrezno poskrbljeni, beleženje kritičnih datumov in plačil, ustvarjanje in upravljanje naročilnic ter spremljanje plačil. Med zadnjim korakom, plačilom, upravljavec nepovratnih sredstev od naročnika poišče potrebna finančna poročila, preveri evidenco plačil, preuči finančna poročila, pregleda račune in evidentira prejemke.