Sekretarji imajo lahko vrsto nalog, odvisno od njihovega delovnega mesta, na splošno pa so zadolženi za nemoteno delovanje pisarn z izvajanjem mešanice administrativnih nalog in nalog upravljanja na nizki ravni. Ti strokovnjaki običajno odgovarjajo na telefonske in e-poštne dopise ter upravljajo arhivske sisteme; lahko tudi razvrščajo pošto, organizirajo sestanke in usklajujejo komunikacijo med uradi. V večini primerov se delo šteje za »začetno raven«, kar pomeni, da za uspeh niso potrebne posebne veščine ali izobrazbene kvalifikacije. Enako, običajno je prostor za napredovanje. Ljudje z veliko potenciala ali izkušnjami se pogosto znajdejo v tekmi za vedno bolj prestižna delovna mesta z vedno višjimi plačami.
Dela administrativnega pomočnika, uradnika in osebnega pomočnika so običajno vključena v ta dežnik. Vsa ta delovna mesta so administrativna in se običajno osredotočajo na papirologijo in elektronsko upravljanje dokumentov. Ena od edinih izjem so vladni ali drugi uradni “sekretarji”, kot je minister za obrambo ali minister za finance. Čeprav ti nazivi lahko nakazujejo na povsem nizko raven, so uradniki v teh vlogah na splošno precej visoko rangirani in običajno sami opravljajo malo ali nič administrativnega ali uradniškega dela.
Pisarniški spretnosti
Vodenje pisarne je ena najpomembnejših tajniških nalog. Ta kategorija dela je lahko nekoliko širša, vendar skoraj vedno vključuje administrativne in pisarniške naloge. Tajniki običajno upravljajo pisarniško dokumentacijo, ki vključuje pošiljanje in prejemanje pošte, ustvarjanje in organiziranje arhivskih sistemov ter upravljanje korespondence. V večini nastavitev so bistvene računalniške spretnosti in veščine obdelave besedil.
Odgovarjanje na telefonske klice je v večini krajev tudi pomemben del dela. Tajnice so pogosto prva oseba, s katero se stranke in stranke pogovarjajo, ko telefonirajo v podjetje. Kot taka sta običajno potrebna dobra vedenja in vljudno vedenje. Strokovnjaki morajo običajno pokazati veliko takta, ko sprejemajo sporočila, postavljajo klicatelje na čakanje ali odgovarjajo na osnovna vprašanja.
Urnik in koledar
V mnogih okoljih je administrativno osebje zadolženo za upravljanje pisarniških koledarjev in koledarjev posameznih zaposlenih. Pogosto so odgovorni za načrtovanje sestankov in sestankov ter pazijo na konflikte in dvojne rezervacije. Ta naloga je še posebej izrazita na mestih, kot so medicinske ordinacije, kjer pacienti nenehno kličejo na sestanek, vendar se lahko pojavi povsod, kjer so zaposleni na višji ravni »povprašeni«. Tudi če gre le za načrtovanje sestanka za kosilo ali rezervacijo večerje, so tajnice običajno ene izmed prvih, na katere se vodstveni delavci in menedžerji obrnejo po pomoč.
Vodstvene naloge
Poleg pisarniških veščin mora biti administrativno osebje upravljavec časa in ljudi. Predvideti morajo potrebe pisarniškega osebja, hitro reševati notranje probleme in učinkovito delati za usklajevanje in združevanje različnih ljudi. Odlične veščine ljudi so zelo pomembne, zlasti ko gre za vodenje vodilnih in drugih pomembnih članov osebja. Veliko dela je lahko »zakulisje«, saj tajnice predvidevajo potrebe in zahteve svojih nadrejenih, še preden so zahteve sploh podane.
Položaj v kadrovski hierarhiji
V večini pisarn veljajo, da so tajnice nekoliko nizke ravni in so skoraj vedno blizu dna uradnega reda. Običajno odgovarjajo tako srednjemu kot višjemu vodstvu in običajno morajo vsem enako pomagati. Velika podjetja in pisarne imajo pogosto cele tajniške skupine, vendar se v tem primeru pojavi nekaj bolj niansirane hierarhije. V teh okoljih so nekateri delavci morda zadolženi za drobna dela, kot so vlaganje in odgovarjanje na telefonske klice, drugi pa lahko upravljajo urnike in sodelujejo z višjim osebjem. Napredovanje v teh pisarnah je običajno odvisno od časa in izkušenj.
Nekatera najbolj prestižna dela, ki jih lahko dobi tajnica, so na področju osebne asistence. Številni višji vodstveni delavci in vodje podjetij imajo predane skrbnike, katerih celotno delovno življenje je posvečeno skrbi in upravljanju urnika enega vodje. Ta vrsta tajnice mora običajno delati dolge ure in se ukvarjati z včasih nepredvidljivimi zahtevami in zahtevami, vendar je pogosto med najbolje plačanimi in najbolj spoštovanimi v poklicu.
Zahteve za usposabljanje in šolanje
Različni delodajalci imajo različne zahteve glede izobraževanja svojih tajnic. V nekaterih primerih je vse, kar potrebujete, srednješolska diploma ali enakovredna, v drugih pa so zaželena dejanska tajniška spričevala ali diplome. Visoke šole in strokovne šole pogosto ponujajo programe, kjer se lahko zainteresirani študentje naučijo podrobnosti obdelave besedil in upravljanja pisarn. Udeležba na tovrstnem tečaju je pogosto dobra ideja, tudi če ni strogo obvezna, saj lahko pripomore k izstopanju vloge in lahko novim zaposlenim ponudi nogo, ko gre za izkušnje.
Posebne okoliščine: uradni in vladni sekretarji
Izraz “tajnica” morda ni vedno povezan s skrbnikom pisarne. V nekaterih primerih, zlasti tistih, ki vključujejo visoke vladne uradnike, se lahko poimenovanje uporablja v častni funkciji za označevanje vodenja širokega sektorja zadev. Uradniki, ki vodijo oddelke ali nadzorujejo večje vladne oddelke, lahko uporabljajo tajniške nazive, vendar njihovih delovnih mest ne smemo zamenjevati s pogostejšimi vlogami upravljanja pisarne.