Funkcija registrarja podjetij je odvisna od konteksta, v katerem se uporablja naslov. Obstajata dve običajni uporabi naslova. Registrar podjetij je državni subjekt, ki pooblašča poslovne formacije in ureja pooblaščene subjekte, dokler niso uradno razpuščeni. Registrarji podjetij so lahko tudi finančne institucije, ki jih najamejo korporacije, da vodijo evidenco o lastništvu svojih odprtih delnic in obveznic za namene vodenja evidenc in da preprečijo družbi, da bi izdala več delnic, ki so bile odobrene. V obeh primerih registrar podjetja deluje predvsem kot arhivar informacij, ki spremlja trenutni seznam registracij.
V državah z zasebnimi poslovnimi sektorji, kot so ZDA, Združeno kraljestvo in Kanada, je registrar podjetij vladna agencija, ki podjetjem izda dovoljenje za poslovanje. To je kraj, kjer korporacije vložijo svoj statut za uradno ustanovitev podjetja in kjer druge vrste subjektov vložijo svoje ustanovitvene dokumente. Te agencije so registrarji, ker vodijo javno evidenco pooblaščenih poslovnih subjektov v jurisdikciji. Običajno se lahko član javnosti obrne na registrski urad, da ugotovi status poslovne registracije podjetja.
Državni registrarji upravljajo tudi letne vložitvene obveznosti podjetij in opravljajo administrativne storitve, kot je obdelava sprememb registracije podjetja, zagotavljanje kopij dokumentov in potrjevanje statusa podjetja. Pravni registrar v tem kontekstu upravlja tudi prenehanje podjetij in pooblastilo družbe za poslovanje v jurisdikciji prebriše iz evidence, ko zapre svoja vrata. V ZDA ima na primer vsaka država registrarja podjetij, ki je običajno državni sekretar. Delavci v poslovnem oddelku tajništva opravljajo vrsto upravnih nalog, ki vodijo javno evidenco registriranih poslovnih subjektov.
Druga pogosta uporaba naziva registrarja podjetij je imenovanje finančne institucije za vzdrževanje evidence neplačanih vrednostnih papirjev družbe. Tehnično lahko korporacija imenuje vsakogar, da vodi to evidenco. V mnogih majhnih korporacijah, na primer, lahko to nalogo in naziv dobi sekretar uprave. Vendar pa je za velike družbe z milijoni uveljavljajočih se delnic edini praktičen pristop, da ima specialist, ki vodi evidenco o lastništvu.
Finančne institucije, ki delujejo kot registrarji podjetij, spremljajo imena in naslove trenutnih lastnikov delnic in obveznic. Vsakič, ko varnostnik zamenja lastnika, se sprememba zajame in zabeleži. Te institucije delajo z roko v roki s posredniki in trgovci, da zberejo te informacije za zapisnik. Čeprav evidenca, ki jo vodi registrar podjetij, ne določa lastništva, omogoča podjetju, da lastnikom pošlje pomembna obvestila po pošti, kot zahtevajo regulatorji. Finančna institucija spremlja tudi skupno število uveljavljajočih se delnic, zato družba ne izda več delnic, kot je dovoljeno.