Kaj počne receptorka odvetniške pisarne?

V pravni pisarni receptor odvetniške pisarne komunicira s strankami, sestavlja korespondenco, skrbi za spise primerov in zaračunava tiste, ki so uporabljali storitve podjetja. Kot obraz odvetniške pisarne se pričakuje, da bo receptorka opravljala druge naloge, kot je vzdrževanje čistega delovnega prostora, da bi pozitivno predstavljala podjetje. Če ima receptorka tudi potrdilo parapravnika, lahko zagotovi bolj neposredno podporo članom pisarne.

Receptor odvetniške pisarne je običajno prva oseba, s katero se stranka sreča ob vstopu, telefoniranju ali e-pošti v odvetniški pisarni. Nato se mora receptor odzvati na klice ali drugo korespondenco ali jih usmeriti, pozdraviti stranko in ji posredovati čim več informacij. Stranke lahko tudi usmeri na okrepčilo v avli, pospremi stranko do odvetniške pisarne ali stranki pove, koliko časa bo čakala na obisk odvetnika, če stranka nima dogovorjenega sestanka. Za te naloge so nujne odlične socialne in verbalne komunikacijske veščine.

Druga naloga, ki jo običajno opravi receptor odvetniške pisarne, je priprava korespondence. Nekatera korespondenca je dokaj preprosta, na primer odgovarjanje na e-pošto v zvezi z razpoložljivostjo ali honorarji odvetnikov. Druga korespondenca je veliko bolj zapletena, kot so pisma drugim odvetnikom ali sodiščem. Za to korespondenco mora receptor ustrezno razumeti pravno terminologijo in predpise.

V nekaterih odvetniških pisarnah je tudi dolžnost receptorja odvetniške pisarne, da ustvari, vzdržuje in pridobiva spise zadev za odvetnike(-e). Pogosto se to izvaja elektronsko prek podatkovnih zbirk, da se poveča učinkovitost in prihrani prostor v pisarni, zato morajo zakoniti receptorji udobno uporabljati računalnike in sorodno tehnologijo. Če odvetnik potrebuje posebne dokumente, natisnjene in sestavljene za referenco in uporabo izven pisarne, se za te potrebe ukvarja tudi receptor. To bi morala biti sposobna narediti hitro, na primer, če mora odvetnik hiteti na nujno sodno obravnavo. Večina informacij v datotekah strank je zaupnih, zato mora biti receptorka odvetniške pisarne sposobna zaščititi datoteke s programi ali drugimi mehanizmi, kot so ključavnice predalnikov, omare ali sefa.

Nekateri odvetniki prav tako pričakujejo, da bo receptorka odvetniške pisarne obravnavala vidike zaračunavanja. To vključuje zagotavljanje potrdil in računov, obveščanje strank o neporavnanih stroških, obveščanje strank o načinih sprejetih plačil ter vzpostavitev in spremljanje bančnih ali drugih računov podjetja. Če receptorka odkrije napako pri obračunu, mora sprejeti ukrepe za odpravo napake, na primer izdati ček za vračilo ali stranki ponuditi dobroimetje.

Podobno kot drugi receptorji se od receptorja odvetniške pisarne pričakuje, da opravi »druge naloge, kot so mu dodeljene«. Za splošna opravila lahko to pomeni karkoli, od tega, da vzamete skodelico kave za pomembno stranko ali postavite nekaj okraskov v pisarni ob praznikih. V nekaterih primerih receptorji odvetniške pisarne delujejo kot pomočniki, vendar v tem primeru nudijo bolj neposredno podporo odvetniku, pogosto spremljajo odvetnika na sodišču in izvajajo primarno raziskavo primerov.