Receptor na recepciji pozdravi obiskovalce, ko pridejo v podjetje, in je pogosto prvi glas, ki ga ljudje slišijo, ko pokličejo v podjetje. Običajno opravlja tudi številne administrativne naloge, vključno z distribucijo pošte in arhiviranjem. Odvisno od delovnega mesta se lahko oseba na tem položaju specializira za stvari, kot so obračunavanje, rezervacije ali pomoč pri varnosti. On ali ona lahko dela kjer koli, kjer je prijeten prostor, od proizvodnega obrata do hotela.
Dolžnosti
Glavne naloge receptorja na recepciji so, da se ljudje počutijo dobrodošle, odgovarjajo na vprašanja in jih usmerjajo v druge dele stavbe. Poleg tega večina opravlja pisarniško delo. Ukvarjajo se s pisno korespondenco, načrtujejo sestanke, pošiljajo in posredujejo e-pošto, sestavljajo poročila in zagotavljajo nemoteno delovanje pisarne. Priprava pisem in paketov za pošiljanje je redna naloga, prav tako razvijanje dobrih odnosov s ladijskimi in kurirskimi službami.
Receptorji na recepciji, ki so bili v službi že nekaj časa, imajo lahko dodatne naloge, na primer lahko knjigovodstvo in raziskovanje potencialnih prodajalcev. To je še posebej pogosto v podjetjih, ki nimajo drugega administrativnega osebja, na primer sekretarja. Prav tako lahko ustvari poročila in preglednice ter pomaga pri organizaciji sestankov. Nekatera podjetja imajo receptorje tudi, da vodijo datoteke o drugih zaposlenih, vključno z informacijami o njihovi udeležbi in pregledih uspešnosti.
Specializacije
Receptorji na recepciji imajo včasih specializacijo glede na delovno mesto. Na primer, tisti, ki dela v odvetniški pisarni, bo morda moral imeti osnovno razumevanje vrste prava, za katero je specializirano njegovo ali njeno podjetje, medtem ko bo tisti, ki dela v zdravstveni pisarni, morda moral biti sposoben izdajati zdravstvene račune in razumeti osnove zdravstvenega zavarovanja. Prav tako mora biti receptor na recepciji v hotelu sposoben sprejemati rezervacije in usmerjati ljudi do lokalnih podjetij in znamenitosti. Tisti, ki delajo na mestih, kjer izdelujejo oprijemljive izdelke ali hišne eksponate, na primer v tovarni ali muzeju, lahko vodijo obiskovalce tudi na oglede. V nekaterih krajih lahko ljudje na tem položaju pomagajo tudi pri varnosti, tako da se prijavijo in odjavijo obiskovalce ali jih prosijo za identifikacijo.
Osebne in izobrazbene zahteve
Receptor na recepciji mora biti zelo organiziran, prijazen in angažiran. On ali ona bi moral biti sposoben zelo dobro opravljati večopravilnost in biti sposoben dati prednost projektom, ko je to potrebno. Razlika med dobrim in odličnim receptorjem je pogosto posledica dobrih veščin reševanja problemov in sposobnosti interakcije z najrazličnejšimi ljudmi.
Vsakdo na tem položaju mora dobro delati z računalniki in telekomunikacijskimi sistemi. Redno mora vzpostaviti stik z zaposlenimi, strankami in prodajalci ter mora biti sposoben po potrebi učinkovito klicati, pošiljati e-pošto in pošiljati sporočila. Spletne videokonference in usposabljanje VoIP (VoIP) so, čeprav niso vedno potrebni, prednost.
Ni formalnih izobrazbenih pogojev, da bi postali receptor na recepciji. Nekatera podjetja sprejmejo ljudi, ki imajo le srednješolsko diplomo, in jih usposabljajo na delovnem mestu. Imeti vsaj diplomo sodelavca lahko močno poveča možnosti osebe, da dobi tovrstno delo, in nekatera mesta zahtevajo višje stopnje.