Računovodski referent je finančnik, ki uporablja specializirane knjige in programsko opremo za evidentiranje in obdelavo izdatkov, prejemkov, plačil in vseh drugih finančnih transakcij za podjetje ali organizacijo. Ta položaj zahteva sposobnost matematike, pozornost do detajlov, poznavanje osnovnih računovodskih postopkov ter znanje računalnika in desetih tipk. Delovna mesta na tem področju segajo od referentov za vnos računovodskih podatkov začetne ravni do računovodij s polno plačo.
Računovodski referent začetne ravni je običajno potreben za zagotavljanje pisarniške in računovodske podpore za računovodstvo. Voditi mora točne evidence in datoteke, obdelovati in pošiljati račune in plačila, tipkati poročila in ključne podatke v računalniški sistem glavne knjige. Prilagodljivost in pripravljenost za izvajanje različnih podpornih nalog sta bistveni za uspeh na tem položaju.
Računovodski referent v velikem podjetju se lahko specializira za določeno področje, kot so obveznosti do računov (A/P), terjatve (A/R) ali obračun plač. A/P referent bo posodabljal in vzdrževal evidenco o vseh izdatkih, vključno s kreditnimi karticami podjetja in poročili o povračilih zaposlenih. Obdeloval bo račune prodajalcev, pregledal in spremljal bo popuste za zgodnja plačila v skladu s pravilniki podjetja in zagotovil, da bodo plačila poslana v ustreznem časovnem okviru. Odgovoren bo tudi za uskladitev izjav prodajalcev in uporabo dobrih komunikacijskih veščin za odpravo morebitnih neskladij.
Računovodski referent, ki dela v oddelku za terjatve, bo pripravil in predložil račune strank ter potrdila o poštnih in položnih pologah, ko bodo ti računi plačani. Če ima podjetje denarne prejemke, bo vzdrževal ustrezno odgovornost za denarna sredstva in depozite. Natančen vnos podatkov o prejemkih je ključnega pomena, tako da lahko A/R referent spremlja zgodovino plačil strank in pripravlja poročila, ki prikazujejo zamudne račune. Če podjetje ponudi popust pri predčasnih plačilih, je zadolžen za spremljanje plačilne aktivnosti in za pravilno knjiženje določenih popustov.
Oddelki za obračun plač uporabljajo tudi računovodskega referenta za zbiranje in obdelavo časovnih kartic, izračun davkov in drugih odtegljajev ter pravočasno pripravo pregledov plač. Poskrbeti mora, da so določene časovne karte točne in da se upošteva veljavna delovna zakonodaja, vključno z odmori, omejitvami ur za mladoletne delavce in nadurami. Uslužbenec za obračun plač mora biti seznanjen z veljavno davčno zakonodajo in se lahko od njega zahteva, da pripravi poročila in predloži davčne odtegljaje ustreznim davčnim organom in drugim imenovanim prejemnikom.
Večina podjetij od računovodskega referenta zahteva, da ima srednješolsko izobrazbo ali enakovredno izobrazbo z nekaj s tem povezanimi izkušnjami ali tečajem, povezanim z računovodstvom. Večja podjetja ali tista, ki iščejo bolj specializirano pomoč, lahko poiščejo kandidata z izredno diplomo ali povezanim certifikatom. Višji računovodski referent bo potreboval več let izkušenj ali izobrazbo sodelavca ali diplomiranega. Ta položaj zahteva spretnosti kritičnega mišljenja za vrednotenje podatkov, analizo problemov in izvajanje rešitev. Višji referent pogosto nadzoruje računovodstvo stroškov in prakse inventarja ter pripravlja mesečna poročila, kot so izkazi poslovnega izida in bilance stanja.
Nekatera manjša podjetja lahko združujejo dve ali več funkcij specializiranega računovodskega referenta ali pa uporabijo knjigovodja za vodenje celotnega finančnega evidentiranja in transakcij. Knjigovodja s polno plačo je vsestranski in izkušen v vseh vidikih vsakodnevnega finančnega poslovanja podjetja. Potrebno je poznavanje računovodskih praks, zahtev za obračun plač in računovodskih poročil. Dragocene so tudi dobre komunikacijske in medosebne veščine, saj ima knjigovodja redne stike s prodajalci, kupci in zaposlenimi.