Opis delovnega mesta pomočnika vodje recepcije se razlikuje glede na velikost in vrsto pisarne, v kateri dela. Ta položaj lahko obstaja v zdravstvenih pisarnah, hotelih ali kateri koli vrsti korporativnega okolja, v katerem je predstavniška pisarna. Običajno je predstavniška pisarna v katerem koli podjetju namenjena neposredni interakciji s strankami ali strankami, ki pridejo, zato bo na splošno naloga pomočnika vodje recepcije, da razreši morebitne težave in zagotovi odlične storitve za stranke ter nadzoruje vse druge zaposlene in deluje kot posrednik med zaposlenimi in vodjo pisarne.
Delo pomočnika vodje front office je v večini primerov največkrat nadzorniško, v primerjavi z vodjo, ki je morda bolj osredotočen na poslovanje. Pomočnik vodje urada je lahko sprva del odločitve o tem, ali najame ali odpusti določene zaposlene, in lahko opravi razgovore s potencialnimi kandidati. Ko so posamezniki zaposleni, jih bo morda moral tudi usposobiti. Pomočnik vodje pisarne bi lahko bil odgovoren za pripravo urnika, načrtovanje časov, ko zaposleni lahko zahtevajo dopust, in zagotavljanje, da je recepcija vedno pokrita. Vsakodnevni nadzor stvari, kot so vedenje pri delu, spoštovanje kodeksa oblačenja in odmori ter druge redne težave, so prav tako običajno del službe.
Poleg nadzornih nalog je storitev za stranke običajno še en najpomembnejši vidik dela pomočnika vodje pisarne. Čeprav bodo drugi zaposleni v pisarni običajno usposobljeni za reševanje kakršnih koli težav, lahko pomočnik vodje opozori na posebej težke ali zahtevne probleme, ki jih bo moral biti sposoben hitro in učinkovito rešiti.
Pomočnik vodje urada mora razumeti vse vidike vodenja pisarne, od operativnih odločitev do delovanja določenih vrst tehnologije. Morda bo moral pripraviti in voditi poročila, ki bodo predstavljena na sestankih, in od njega se lahko pričakuje, da bo predlagal, kako bi pisarna postala učinkovitejša, donosnejša ali kako drugače izboljšana. Za vsakogar, ki ga zanima tovrstna kariera, je pomembno, da je odgovoren, samomotiviran in ima odlične sposobnosti ljudi. Zaradi vse te odgovornosti in potrebnega znanja, povezanega s tem delom, bo veliko posameznikov v tej vlogi imelo nekakšno višjo poslovno izobrazbo.
SmartAsset.