Pripravniki za obračun plač so zaposleni na začetni ravni, ki se usposabljajo na delovnem mestu, preden preidejo na stalna delovna mesta referenta za obračun plač. Tako kot uveljavljen uradnik tudi pripravnik na plačilni listi obdeluje izplačila plač zaposlenih in opravi vse potrebne odbitke za kritje davkov in drugih stroškov. Pripravniki običajno delajo pod neposrednim nadzorom izkušenih uslužbencev ali vodij oddelkov.
Običajno mora pripravnik na plačilni listi končati srednjo šolo, vendar večina podjetij od pripravnikov ne pričakuje, da bodo imeli visokošolsko izobrazbo, saj so delovna mesta uradnikov običajno delovna mesta na začetni ravni. Pripravniki so prikazani, kako brati delovne kartice zaposlenih, ki vključujejo informacije, kot so ure, ki jih je zaposleni delal. Delovna zakonodaja v nekaterih državah zahteva, da delodajalci plačajo dodaten denar ali nadurno delo zaposlenim, katerih tedenski delovni čas presega določene maksimume. Podjetja uporabljajo kode za obračun plač, da ločijo redni delovni čas od nadurnega, dopustnega in bolniškega časa. V začetnem usmerjevalnem obdobju se pripravniki poučijo o različnih plačilnih kodah in o vnašanju informacij v sisteme za obračun plač in programsko opremo.
V mnogih državah morajo delodajalci odtegniti davke od plač zaposlenih, za izračun teh obveznih odtegljajev pa so odgovorni uradniki in pripravniki. Uradniki izračunajo letne plače zaposlenih in uporabijo matriko davčnih stopenj za določitev zneska davka, ki ga mora plačati vsak zaposleni. Zato mora imeti plačilni pripravnik dobre matematične sposobnosti in pozornost za podrobnosti. Poleg tega lahko delavci v nekaterih državah plačajo prispevke pred obdavčitvijo na račune za upokojitev in zdravstveno varstvo, v tem primeru morajo uradniki in pripravniki odšteti denar od plač in se dogovoriti, da se denar nakaže na ustrezne račune.
Občasno vodje oddelkov in zaposleni delajo napake pri vnašanju podatkov o plačilni listi in pripravnik na plačilni listi mora preveriti točnost časovnih kartic, preden obdelajo kakršna koli plačila. Pripravniki morajo pogosto stopiti v stik z zaposlenimi, da bi rešili težave, povezane s takšnimi napakami, kar pomeni, da morajo imeti pripravniki dobre administrativne in medosebne veščine. Zakoni v mnogih državah zahtevajo, da delodajalci hranijo podatke o plačilnih listih več let, pripravniki pa imajo pogosto nalogo, da vložijo dokumente o plačilu.
Pripravnik za obračun plač je vsakodnevno odgovoren za enake naloge in odgovornosti kot stalni uslužbenec službe za obračun plač. Medtem ko so uradniki za obračun plač običajno odgovorni za svoje delo, delo pripravnika na izplačane plače običajno pregleda nadzornik, preden se obdelajo kakršna koli izplačila plač. Poleg tega morajo pripravniki pogosto opraviti teste o različnih vidikih svojega dela, preden se lahko začnejo ukvarjati z bolj zapletenimi nalogami. Pripravniki, ki naredijo minimalne napake, lahko sčasoma delajo brez neposrednega nadzora. Ko se to zgodi, se proces usposabljanja običajno konča in pripravniki postanejo polnopravni uradniki za obračun plač.