Koordinator plače upravlja sistem izplačevanja sredstev zaposlenim in plačevanja davkov iz delovnega razmerja. To vključuje čas obdelave, opravljen za običajno plačilo, lahko pa vključuje tudi upravljanje povračil, izračun dolgovanih zaslužkov ter obdelavo bonusov in drugih enkratnih čekov. Dejanski obseg dela koordinatorja je odvisen od organizacijske strukture podjetja. Velika podjetja z raznovrstnimi računovodskimi oddelki običajno dodelijo koordinatorju plač, ki strogo obdeluje naloge. Mala podjetja brez namenskega računovodskega ali kadrovskega osebja bodo verjetno pričakovala, da bo koordinator naredil vse, kar je potrebno za plačilo zaposlenih in spremljanje koristi.
Eden najbolj zapletenih delov poslovanja je obdelava plač. Naloga je zelo urejena iz več smeri. Delodajalci so po zakonu dolžni izplačevati zaposlene po urniku, v dogovorjenem znesku in ustrezno nadomestiti opravljene nadure. Podjetja morajo tudi po zakonu plačati ustrezne davke na zaposlovanje lokalnim in regionalnim oblastem. Poleg tega davčni organi od podjetij zahtevajo, da hranijo dokazilo o delu zaposlenih, če stroške poslovanja revidira vlada.
Zaradi teh morebitnih pravnih obveznosti je upravljanje plač ključna poslovna funkcija. Koordinator plače je specialist, ki je najet posebej za vodenje postopka plačevanja zaposlenih po ustaljenem urniku. To vključuje zbiranje, pregledovanje in arhiviranje urnikov, preverjanje točnosti postopka poročanja o času in zagotavljanje ustreznih pooblastil za izplačilo rednega plačila in morebitnih nadur. Konec koncev je koordinator odgovoren za pakiranje plačila in njegovo dostavo zaposlenim. Rezanje čekov in urejanje elektronskih depozitov na bančne račune zaposlenih sta tipična načina dokončanja plačilne liste.
Medtem ko je podjetje majhno z omejenim številom zaposlenih, lahko koordinator plačilne liste pogosto ročno upravlja postopek izplačevanja plač. Izračuni časa se vodijo v finančni preglednici, pregledi se izvajajo v podjetju, plačila davkov pa se izvajajo prek neposrednega poslovnega računa pri davčni agenciji. Takoj, ko podjetje doseže določeno zmogljivost, pa postane nemogoče upravljati plače na ta način. Koordinator za obračun plač na naslednji ravni je odgovoren za izvajanje neke vrste programske opreme za obračun plač ali delo s podjetjem za obdelavo plač. Naloge so v bistvu enake, le da je celoten sistem računalniško podprt.
Ker se število delovne sile povečuje, se povečujejo tudi potrebe po upravljanju plač. Glede na operativno strukturo podjetja se lahko pričakuje, da bo koordinator plačilne liste vodil računovodstvo dolgovanih prejemkov zaposlenim, kot so nabrani prispevki v pokojninski načrt. Lahko ima nalogo, da spremlja in izvršuje povračilo stroškov ter obravnava vprašanja zaposlenih o njihovi stopnji plače in drugih vprašanjih. Koordinator bo sodeloval z računovodskim in kadrovskim osebjem za izpolnjevanje teh pomožnih nalog ali pa bo včasih deloval namesto predanega osebja v teh oddelkih, odvisno od okoliščin.