Okrajni zapisovalec je običajno odgovoren za vodenje javnih evidenc o dejanjih in transakcijah, kot jih določi lokalna, državna, regionalna in nacionalna vlada. V nekaterih državah, vključno z Združenimi državami, ta dejanja in transakcije beležijo vlade na ravni okrožja. Okrajni zapisnikar je lahko imenovan ali izvoljen za obdelavo različnih dokumentov, ki sestavljajo evidenco za določeno skupnost. Ta pisarna obravnava veliko različnih vrst dokumentov. Medtem ko imata okrožni uradnik in zapisnikar lahko podobne funkcije ali sta celo združena v eno samo pisarno, ima vsak urad svoje posebne odgovornosti.
Glede na lokalne zakone se lahko položaj okrožnega zapisnikarja zapolni z izvolitvijo ali imenovanjem s strani višjega vladnega organa. V nekaterih okrožjih lahko zapisničar in okrožni uradnik delata v isti pisarni ali pa sta v manjših mestih in skupnostih celo sam posameznik. V večjih mestih ima lahko na stotine osebja za pomoč pri obdelavi velikega števila registracij, licenc in drugih pravnih dokumentov, s katerimi upravlja urad. Drugi dokumenti, ki jih lahko obravnava okrožni zapisnikar, vključujejo zaprisežene izjave, zastavne pravice mehanizmov, zemljiške raziskave, vojaške odpuste in različne vrste korporativnih papirjev.
Vrste pravnih dejanj in transakcij, ki jih običajno beleži okrožni zapisnik, vključujejo prodajo ali nakup premoženja, različne pravne tožbe med določenimi strankami, poročna dovoljenja in številne druge vrste pravnih dokumentov, ki zahtevajo uradni zapis. Prav tako lahko pregleda in zabeleži vse zastavne pravice, hipoteke in listine. Ker se ne ukvarjajo z vsebino dokumenta, zapisovalcu običajno ni treba vedeti ničesar o obdelavi listin, posojil ali drugih podobnih dokumentov. Okrožni zapisovalci običajno beležijo transakcije z nepremičninami, lastnine in zemljiške parcele. Oseba na tem položaju je odgovorna tudi za pobiranje pristojbin, povezanih z obdelavo teh dokumentov.
Okrožni zapisničar na nekaterih območjih morda ni enak okrajnemu uradniku. V nekaterih manjših okrožjih in regijah lahko funkcijo okrožnega uradnika in okrožnega zapisnika dejansko opravlja ista oseba. Oseba na tem položaju je lahko odgovorna tudi za pobiranje državnih ali lokalnih pristojbin, potrebnih za izdajo dokumenta. Čeprav se ti dve funkciji lahko združita v nekaterih mestih ali krajih, obstajajo nekatere razlike v nalogah vsakega urada. Na primer, okrožni uradnik je lahko odgovoren za pripravo in nadzor volitev, medtem ko zapisnik morda ne.