Načrtovalec srečanj obravnava vse podrobnosti pred in med poslovnimi sestanki ali konvencijami. Načrtovalci srečanj se odločijo za lokacije za sestanke in opravijo vse rezervacije. Ne rezervirajo le prostora za sestanke, ampak poskrbijo za govorce in gostince. Načrtovalci morajo zagotoviti, da je vsa potrebna avdiovizualna in računalniška oprema na mestu sestanka pravočasno in pravilno deluje. Načrtovalec sestanka se udeleži sestanka, da pozdravi udeležence in obravnava morebitne težave ter razdeli in zbira kartice s komentarji udeležencev.
Spremljanje rezultatov sestanka je pomemben del načrtovanja sestanka in mnogi načrtovalci udeležencem razdelijo kartice s komentarji. Dobri načrtovalci se vedno trudijo izboljšati svoje veščine. Komentarji udeležencev sestanka lahko načrtovalcu pomagajo najti kakršne koli težave, ki jih ni opazil, tako da upamo, da se iste napake ne bodo ponovile na prihodnjih sestankih.
Namen sestanka mora načrtovalec upoštevati vse dogovore za dogodek. Na primer, če je potekal sestanek podjetja z glavnim namenom predstavitve novega produkta podjetja višjim menedžerjem, bi načrtovalec poskušal najti govorce, ki so o predmetu najbolj seznanjeni. Odvisno od izdelka se lahko dogovori tudi za to, da pomočnik ob ustreznem času med sestankom razdeli izdelke. Na dogodku lahko načrtovalec srečanja predstavi govorce na ploščadi ali odru.
Načrtovalci sestankov morajo vse ureditve dogodkov uskladiti s proračunom, ki jim je dodeljen. Da bi se izognili odpovedi ali drugim pristojbinam, mora biti načrtovalec srečanja spreten, da si zagotovi ustrezno količino časa za rezervacijo prostora in storitev. Prav tako mora razumeti pogodbe in kako izbrati najboljši predlog izmed predlogov, ki jih je predložilo več različnih podjetij. Načrtovalci srečanj običajno morajo imeti vsaj diplomo.
Za registracijo udeležencev skrbno poskrbi načrtovalec srečanj. Načrtovalci sestankov morajo udeležence obvestiti o urnikih sestankov ter poskrbeti za nastanitev in prevoz zaposlenih, ki se udeležujejo sestankov izven mesta. Načrtovalci morajo tudi zagotoviti, da so informativni predmeti, kot so brošure sejmov, pravilno natisnjeni in dostavljeni pravočasno.
Potovanja so velik del kariere mnogih načrtovalcev srečanj. Večina načrtovalcev bo bivala v prijetnih hotelih, saj se korporativni seminarji običajno odvijajo v privlačnem okolju. Vendar pa morajo načrtovalci med sestankom spremljati podrobnosti o postavitvi in načrtovane dogodke, zato je običajno potrebno začeti z delom zgodaj zjutraj. Načrtovalec sestankov si mora vedno zapomniti tudi najmanjšo stvar, na primer zagotoviti, da so imenske oznake prispele pravočasno in da so točne.