Načrtovalec potovanj je agent, ki organizira počitnice in potovalne pakete za stranke. Med posvetovanjem s stranko in po njej opravljajo različna opravila, kot so določitev načrta poti, rezervacija letov, ureditev najema avtomobila ali opreme za rekreacijo, vse s poudarkom na tem, da potovanje poteka čim bolj gladko. Glavna prednostna naloga načrtovalca potovanj je usklajevanje različnih vidikov potovanja. Delo zahteva večopravilnost, načrtovanje, pogajanje in druge medosebne komunikacijske veščine.
Za počitnice se mora načrtovalec potovanj tesno posvetovati s svojo stranko. V mnogih okoliščinah stranke, ki za svoje počitnice poiščejo pomoč načrtovalca potovanj, to storijo zato, ker želijo kupiti celoten paket, namesto da bi morale same uskladiti vsak vidik svojih počitnic. Na primer, načrtovalec potovanja bo moral določiti, ali naj stranka leti, odpluje ali se odpravi z avtomobilom ali železnico. Na splošno lahko stranke med posvetovanjem izrazijo svoje natančne zahteve, v številnih primerih pa jih mora načrtovalec potovanj oblikovati skozi sejo vprašanj in odgovorov.
Ko je način tranzita urejen, bo načrtovalec potovanja moral najti namestitve, ki najbolj ustrezajo potrebam stranke. Čeprav se to morda sliši preprosto, vendar veliko strank ni prepričano, v kakšnem tipu kraja bi radi bivali. Pri določanju najprimernejše namestitve za stranko je veliko različnih dejavnikov – cena, lokacija v ciljnem mestu, bližina določenega mesta. zanimivosti ali dejavnosti, raven luksuza in estetske občutljivosti.
Načrtovalci potovanj običajno uredijo vse stvari, ki jih bo njihova stranka počela na svojih počitnicah, in zagotovijo, da ne pride do konfliktov pri načrtovanju. Načrtovalec bo našel aktivnosti in izlete, ki najbolj ustrezajo okusom in interesom njegovih strank, hkrati pa bo poskrbel, da bodo te dejavnosti ustrezale proračunu njegove stranke. To zahteva, da se načrtovalec potovanj seznani s svojimi strankami in z njimi vzpostavi raven odnosa, da dobi občutek, v čem uživajo.
Načrtovalci potovanj pa niso omejeni na organizacijo počitnic. V mnogih primerih jih najamejo za organizacijo službenih potovanj, ki zahtevajo visoko stopnjo koordinacije in usposobljenosti. Od njih se lahko zahteva tudi, da organizirajo korporativne umike, seminarje in konvencije ali skoraj vse, kar zahteva spretnosti za usklajevanje potovalnih poti za ljudi.