Načrtovalec konvencij je nekdo, ki je specializiran za načrtovanje in organizacijo kongresov, od srečanj zdravnikov do stripovskih konvencij. Načrtovalci konvencij lahko delajo za priljubljena kongresna mesta in nudijo pomoč ljudem, ki rezervirajo ta spletna mesta za namene organizacije konvencij. Delajo lahko tudi za zasebna podjetja, nekateri načrtovalci kongresov pa so specializirani za določene vrste kongresov in tako postanejo najboljša oseba za ljudi, ki želijo, da konvencije potekajo nemoteno in pritegnejo udeležence.
Organizacija kongresa zahteva veliko truda. Načrtovalec konvencije poleg zavarovanja lokacije, kjer bo potekala konvencija, poskrbi tudi za zavarovanje odgovornosti, delovno silo za konvencijo ter vse posebne predmete in podporo, ki jih potrebujejo udeleženci konvencije. Načrtovalci konvencij lahko rezervirajo tudi apartmaje sob v lokalnih hotelih, koordinirajo prevoz na in z večjih letališč ter poskrbijo za nastanitev za gostujoče govorce in odlikovance na konvenciji. Storitve načrtovanja vključujejo tudi pripravo obrokov, pridobivanje dovoljenj, če so potrebna za konvencijo, organizacijo varovanja in skrb za posebne storitve, kot je dnevno varstvo za udeležence konvencije.
Poleg tega, da se ukvarja s fizičnimi maticami in vijaki konvencije, načrtovalec konvencije obdeluje tudi tiskano gradivo za konvencijo, od znakov za usmerjanje ljudi po objektu do kongresnih programov, ki se delijo ljudem, ki se udeležujejo konvencije. Načrtovalec konvencije organizira in objavi urnik, rezervira govorce in goste panela ter sprejema rezervacije ljudi, ki se nameravajo udeležiti konvencije. Rezervacijski sistemi, vključno s sistemi za sledenje plačil in sistemi za generiranje imenskih oznak. Načrtovalec konvencije sestavi tudi vrečke za dobrote in druge materiale za ljudi, ki se udeležijo konvencije.
Organizacija konvencij običajno vključuje tudi trženjske in druge komunikacije, ki vključujejo pošiljatelje poštnih sporočil, spletne strani, e-poštne sezname in ureditev oglasnih desk za udeležence, ki se želijo povezati pred konvencijo. Načrtovalec konvencije usklajuje tudi prejem predmetov, ki se pošiljajo na konvencijo, kot so stojnice in stojnice za prodajni prostor, knjige avtorjev, ki govorijo na konvenciji, itd. Organizacija kongresnega prostora je tudi kritičen del dela, saj načrtovalci konvencij dodelijo razstavni prostor, določijo, kateri paneli in dogodki naj gredo kam, in zagotovijo, da se udeleženci odpravijo tja, kamor morajo iti.
Načrtovalcu konvencije običajno pomaga osebje, na katerega se lahko prenesejo različne naloge, uslužbenci pa so ves čas prisotni med konvencijo in se ukvarjajo s težavami, ko se pojavijo. Ta vrsta dela zahteva odlične organizacijske in človeške sposobnosti ter sposobnost žongliranja z več različnimi nalogami hkrati. Vsak dan se lahko načrtovalec konvencije ukvarja z govorcem, ki je razburjen zaradi hotelske namestitve, lokalno policijo, ki jo skrbijo težave s parkiranjem, prodajalci, ki želijo zamenjati mesto na kongresnem parketu, in številnimi drugimi težavami.