Moderator sestanka lahko opravlja različne vloge, odvisno od vrste sestanka. Na primer, lahko je odgovoren za snemanje zapisnikov in zagotavljanje, da se govori, razprave ali predstavitve držijo v določenem času. Nekatera srečanja so lahko kontroverzne ali čustvene teme, zato lahko moderator v tem primeru deluje bolj kot moderator srečanja. Druga tipična odgovornost moderatorja srečanja je, da ohranja dialog relevanten tako, da začasno ustavi ali spremeni smer, ko pogovor zaide. Na splošno pomaga in vodi proces, ne da bi poskušal vplivati na izid.
Organizacije načrtujejo sestanke iz različnih razlogov. So standardni postopek za številne vrste podjetij, medtem ko imajo drugi sestanki manj pogosto. Vrste srečanj se lahko gibljejo od tedenskih sestankov osebja do korporativnih umikov, ki trajajo več dni. Sestanki lahko potekajo v pisarni, na lokaciji izven kraja in celo na spletu. Posrednik sestanka je lahko uslužbenec, na primer administrativni uslužbenec, ali pa je zunanji svetovalec, ki je najet posebej za organizacijo in vodenje sestankov.
Pred sestankom se moderator sestanka običajno pripravi tako, da identificira in razišče morebitna pomembna vprašanja. Lahko sestavi dnevni red in komunicira z udeleženci sestanka, jih obvešča o podrobnostih in zagotovi vnaprejšnje informacije, kot so teme za razpravo. Fasilitatorji pogosto poskrbijo za logistične podrobnosti, kot je postavitev lokacije sestanka s potrebnimi potrebščinami, kot so pohištvo, zaloge in osvežilne pijače.
Moderator srečanja, ki se pogosto imenuje moderator, ima lahko seznam vprašanj ali vprašanj za razpravo. Običajno začne dialog in si lahko zadrži čas ter po potrebi premakne temo, da napreduje v razpravi. Pogosto nima deleža v izidu, ampak deluje kot nepristranski agent organizacije. Lahko sodeluje tako, da spodbuja razpravo in pomaga določenim posameznikom prispevati. Poleg osebnih zapiskov lahko uporabi tudi veliko tablo ali druge vizualne pripomočke, da dopolni razpravo in razširi ideje.
Posrednik srečanja pogosto deluje tudi kot zapisovalec sestanka. Lahko sodeluje v dialogu ali pa tudi ne, vendar je njegova glavna funkcija snemanje zapisnika. To se običajno naredi tako, da jih napišete ali vtipkate ročno ali z uporabo snemalne naprave. Pozneje lahko snemalnik prepiše zapiske in razdeli zapisnike ali poročila sestankov.
Ena od značilnosti dobrega moderatorja srečanj je sposobnost nepristranskosti. Izkazovanje pozornosti do podrobnosti in pomoč udeležencem, da se držijo dodeljenega časa, hkrati pa napredujejo pri doseganju zastavljenih ciljev, so druge koristne veščine. Na splošno vodenje učinkovitih sestankov vključuje tudi pripravljenost moderatorja srečanja, da spremlja udeležence in jim pomaga pri ukrepanju v smeri kakršnih koli ciljev, ki so jih začrtali.
SmartAsset.