Kot bistvena vloga v procesu medicinskega kodiranja je zdravstveni kodirnik odgovoren za to, da vse zahteve za diagnostiko in krvne preiskave, ki jih izda zdravnik, vsebujejo uporabo standardnega medicinskega kodiranja, ki ga priznavajo izvajalci zdravstvenega zavarovanja. Poleg pojavljanja na zahtevah za testiranje, ki jih odobrijo zdravniki, se isti nabor kod uporablja za kodiranje vseh zahtevkov, ki se ustvarijo in predložijo izvajalcu zdravstvenega zavarovanja. Naloga medicinskega kodirnika je zagotoviti, da se uporabljajo pravilne kode, da se izvede pravilno testiranje, zavarovalnica pa lahko hitro in učinkovito pregleda in obdela prejete zahtevke.
Kodirniki zdravstvenih informacij pogosto delujejo kot del ekipe zdravniške ordinacije. Vodja pisarne je lahko oseba, usposobljena za uporabo kod, ali pa je to odgovornost, ki je prenesena na pomočnika, ki sodeluje z različnimi laboratoriji in napravami za medicinsko testiranje, ki jih zdravnik izbere za uporabo. Ker je seznam uporabljenih kod po naravi univerzalen, to običajno ni težko uporabiti, čeprav zahteva nadarjenost za pozorno pozornost na podrobnosti. Neupoštevanje pravilne zdravstvene kode pri zahtevanem testiranju lahko pomeni zamudo pri natančni diagnozi bolnikovega stanja in lahko vodi do zavrnitve zdravstvenega zahtevka s strani zavarovalnice.
Posameznik, ki je usposobljen za medicinsko kodiranje, lahko dela tudi v laboratoriju, kjer lahko pregleda zahteve za testiranje in se prepriča, ali je vse v redu, preden se testi izvedejo. V okviru te zmogljivosti bo medicinski šifrir pogosto tesno sodeloval s svojimi kolegi v zdravniški ordinaciji in se pri zdravniku še enkrat preveril, če se zdi, da kaj ni v redu s papirologijo. To lahko pomaga odpraviti zamude pri plačilih v laboratorij, zato je trud pogosto vreden časa, porabljenega za pregled.
Na ravni zavarovalnice bodo koderji zdravstvene dokumentacije preverili, ali so kode, priložene zahtevkom, veljavne kode, preden se dokumentacija predloži v nadaljnji pregled. To je pomembno, ker večina ponudnikov zavarovanj bodisi interno uporablja isti niz zdravstvenih kod ali pa ima navzkrižno referenčno tabelo, ki povezuje notranje kode z naborom zdravstvenih kod, ki se uporabljajo zunaj. Ko strokovnjak za kodiranje opazi neveljavno kodo, se pregled zahtevka takoj ustavi in zahtevek se vrne avtorju.
Koderji/izvlečevalci, ki delajo pri izvajalcih zdravstvenega zavarovanja, so zadolženi, da poskrbijo, da se sredstva ne porabijo za delo s terjatvijo, ki na koncu ne bo plačana, če postopka ni mogoče preveriti, da je zajet v skladu s pogoji police zavarovanca. Kot sredstvo za zagotovitev, da se ustrezne kode uporabljajo v pravem kontekstu, je medicinski koder pomemben položaj v več ključnih korakih v procesu zagotavljanja zdravstvene administracije.