Koordinator nadzora dokumentov je odgovoren za vse vrste dokumentacije, ki bi jo podjetje lahko uporabilo za poslovanje. To običajno vključuje slike in diagrame, računalniške zapise in pisno dokumentacijo. Ta koordinator lahko vzpostavi dokumentacijski sistem in bo običajno zadolžen za njegovo upravljanje in nadzor. Morda je odgovoren tudi za ustvarjanje postopkov za uporabo sistema in bo verjetno pomagal drugim pri učinkoviti uporabi postopkov. Koordinator za nadzor dokumentov je ključnega pomena za uspeh proizvodnih oddelkov, saj je odgovoren za pomoč pri sledenju sprememb in izboljšav projektov.
Vrste dokumentov, ki jih bo koordinator moral spremljati in shraniti, se razlikujejo od industrije do panoge. Koordinator za nadzor dokumentov bo glede na vrsto posla, v katerem dela, razvil in uvedel sistem za shranjevanje in pridobivanje potrebne dokumentacije. Lahko zbira in sledi papirnate datoteke, umetnine in načrte. Morda je odgovoren tudi za nadzor izdajanja računov in druge dokumentacije, ki se nanaša na določen projekt v podjetju. Sistem je lahko za celotno podjetje, v tem primeru bo koordinator imel vključenih več različnih oddelkov, odvisno od vrste dokumentacije.
V vsakem poslovnem projektu, ki vključuje vodenje evidenc, bo pri ustvarjanju in distribuciji informacij vključenih več oddelkov in zaposlenih. Koordinator za nadzor dokumentov bo upravljal vsa prizadevanja za zbiranje in nadzor te množice informacij in vse spremljajoče dokumente ali računalniške datoteke. Tako bo učinkovita komunikacija z drugimi oddelki in zunanjimi organizacijami ključna vloga za vsakogar v tem poklicu.
Dokumenti, ki jih mora nadzorovati koordinator, so lahko iz notranjih oddelkov podjetja ali zunanjih izvajalcev in strank. Pogosto mora preveriti informacije pri več različnih nadzornikih, da zagotovi, da je dokumentacija točna, in morda je zadolžen za pripravo in distribucijo kopij dokumentov notranjim in zunanjim oddelkom. Koordinator nadzora dokumentov bo zadolžen za sledenje spremembam pri modeliranju in izdelavi izdelkov ter shranjevanje in pridobivanje dokumentov za oceno in pregled. Poleg tega je lahko odgovoren za predstavitev informacij o nadzoru dokumentov vodstvu in strankam.
Običajen dan koordinatorja za nadzor dokumentov bo verjetno preživel za organizacijo, katalogizacijo in sledenje papirnih in elektronskih datotek. Čas bo porabil za usklajevanje z drugimi v svojem podjetju, pa tudi s tistimi iz zunanjih organizacij. Del svojega dneva lahko porabi za nadzor in usposabljanje drugih o politikah in postopkih nadzora dokumentov.