Koordinator sestankov na splošno olajša sestanke in vzdržuje poslovni urnik. Delo koordinatorja sestanka ali konference ima veliko možnih delov, večina pa jih je povezana z omogočanjem sestankov med člani podjetja ali drugimi strankami. Na splošno je koordinator sestankov načrtovalec na visoki ravni, ki je specializiran za logistiko vseh vrst sestankov, od rednih internih sestankov do velikih konferenc.
Eno splošno področje odgovornosti koordinatorja sestanka lahko vključuje računovodske naloge sestankov ali konferenc. Ti strokovnjaki lahko ocenijo stroške sestanka, konference ali dogodka in zagotovijo, da se stroški vrstičnih postavk vključijo v celotni proračun podjetja. Ocenjevanje stroškov in nakup je del tega, kar bi koordinatorji srečanj lahko storili za olajšanje dogodkov.
Drug vidik usklajevanja sestankov je ohranjanje vlog prisotnosti. Koordinatorji srečanj lahko rezervirajo prostor na sestankih ali sprejmejo odpovedi, pri čemer vzdržujejo posodobljen seznam, kdo se bo udeležil določenega poslovnega dogodka. Ti strokovnjaki lahko obravnavajo tudi vrsto sporov pri rezervacijah ali težav pri načrtovanju.
Številni koordinatorji srečanj ali konferenc tesno sodelujejo z vodstvenimi delavci podjetij. Lahko delajo na dogodkih, ki se zgodijo znotraj oddelka, dogodkih, ki se zgodijo med oddelki, ali dogodkih, v katerih se vodstveni delavci podjetja povezujejo z zunanjimi strankami. V vseh teh primerih bodo koordinatorji sestankov delali v administrativnih vlogah, da bodo sestanki in drugi dogodki potekali nemoteno.
Poleg načrtovanja dejanskih sestankov, konferenc in dogodkov lahko koordinatorji srečanj načrtujejo sestanke pred dogodkom ali po dogodku, da pridobijo več informacij o tem, kaj je potrebno. To lahko vključuje zbiranje izkušenih uslužbencev, ki lahko dajo povratne informacije o dogodku, preden se zgodi, kot tudi organiziranje sestankov po dogodku, da vodje oddelkov ali vodstvene delavce obveščajo o tem, kaj se je zgodilo na sestanku ali dogodku.
Koordinatorji srečanj ali konferenc lahko sodelujejo tudi z osebjem za vzdrževanje objektov, da zagotovijo, da so kraji, kjer potekajo dogodki, v predstavljivem stanju. Vprašanja zdravja in varnosti se lahko ocenijo tudi pred dogodkom. Koordinator srečanja bi lahko preučil tudi različne vrste zavarovanj, ki so morda potrebna za velik korporativni dogodek ali celo za interni sestanek. Vse to je le del tistega, kar bi morali načrtovalci sestankov na visoki ravni upoštevati pod splošnim naslovom logistike in načrtovanja.