Koordinator sejma je odgovoren za vodenje vseh vidikov profesionalnega sejma, ki običajno poteka v kongresnem centru ali hotelu. To delo zahteva veliko načrtovanja in reševanja problemov. Koordinator mora zagotoviti, da je prizorišče pripravljeno, s hrano in pijačo ustrezno ravnajo, potrebe udeležencev in prodajalcev so izpolnjene, avdio/vizualna oprema je postavljena, trženje in promocija obravnavana, in vse je v okviru proračuna. Ta oseba bo pogosto nadzorovala več zaposlenih, ki opravljajo te naloge.
Sejem je strokovno srečanje strokovnjakov v določeni panogi; je priložnost za mreženje in ogled najnovejših dogodkov na tem področju. V mnogih primerih koordinator sejma dela za kongresni center ali hotel z velikim prostorom za sestanke, ki lahko sprejme obiskovalce. Začetna naloga koordinatorja je sodelovanje z organizatorji sejma, da bi razumeli posebne potrebe in proračun dogodka. Na primer, računalniški sejem ima drugačne tehnološke zahteve kot razstava ekološke hrane, vendar mora vsak imeti izpolnjene posebne potrebe.
Naloge koordinatorja sejma se od razstave do razstave razlikujejo, vendar obstaja osnovni niz odgovornosti za skoraj vse dogodke. Zagotavljanje, da je prizorišče pripravljeno, je ključnega pomena za uspeh predstave. Koordinator mora poskrbeti, da je dovolj prostora za vse kabine, da imajo te kabine ustrezno elektriko in da avdio/vizualna oprema za predstavitve deluje. Hrana in pijača morata biti tudi dogovorjena in načrtovana tako, da bosta ob pravem času na pravem mestu.
Trženje in promocijo pogosto vodijo organizatorji sejmov, čeprav del tega dela opravijo sponzorji razstave. Koordinator sodeluje s tiskarji, grafičnimi oblikovalci, marketinškimi oddelki in strokovnjaki za odnose z javnostmi, da bi povedali o dogodku. Organizatorji razstav imajo pogosto posebne zahteve in standarde za trženje, ki jih je treba izpolniti.
To delo je na splošno preveč, da bi ga lahko opravila ena oseba. Koordinator sejma lahko osebno poskrbi za katero koli od teh delovnih mest, če to zahtevajo razmere, vendar večina nadzoruje osebje. Odgovornost koordinatorja je, da najame usposobljene strokovnjake za opravljanje tega raznolikega dela in ustvari urnike, da zagotovi ustrezno osebje oddaje. Uspešno žongliranje s temi različnimi odgovornostmi je največja naloga koordinatorja, vendar bo tako dobro opravljeno ustvarilo zabavno, informativno oddajo za vse udeležence.