Koordinator načrtovanja v bistvu vodi dogodek ali srečanje za posameznika ali podjetje, včasih v velikem obsegu. Skupni koordinatorji vključujejo poročne, poslovne, kongresne in sestanke, med drugimi koordinatorji, ki lahko obstajajo v različnih panogah. Ti posamezniki vidijo dogodek od začetka do konca, pri čemer je stranka vključena le, ko je potrebna pomembna odločitev ali sprememba načrta. Nekatere pogoste naloge koordinatorja načrtovanja vključujejo izbor kraja sestanka, oris naročnikovih potreb in okolja ter nabavo hrane in pijače poleg koordinacije vseh aktivnosti med dobavitelji in zaključka dogodka za naročnika. Niso vsi dogodki enaki, zaradi česar je ta kariera nagrajena za tiste, ki imajo radi raznolikost v službi.
Formalna izobrazba ni vedno potrebna za koordinatorja načrtovanja, čeprav to ne pomeni, da je ta poklic nekvalificiran. Medtem ko velika organizacija, ki strankam najame koordinatorje, lahko zahteva visokošolsko izobrazbo, mnogi posamezniki delajo kot izvajalci z malo formalne izobrazbe. Pogoste diplome, ki se uporabljajo za to poklicno pot, vključujejo odnose z javnostmi, hotelirstvo in gostinstvo, komunikacije ali trženje. V nekaterih primerih se lahko posamezniku, ki se odloči za delo s poslovnimi strankami, zdi, da je univerzitetna diploma v pomoč pri postavljanju svojih veščin nad znanjem drugega koordinatorja načrtovanja. Usposabljanje bo morda potrebno tudi, ko posameznik najde službo v organizaciji, ki najame več vrst koordinatorjev.
Ko koordinator načrtovanja prvič sodeluje s stranko, poskuša ugotoviti vrsto dogodka in kaj si stranka želi. Izkušeni koordinatorji imajo najpogosteje portfelje predhodnih srečanj ali dogodkov, ki jih lahko uporabijo kot primere za nove stranke. Skupne odločitve za dogodke vključujejo lokacijo, stopnjo formalnosti, vrsto hrane, dolžino določenih dejavnosti in vrsto drugih. Načrtovanje večine sestankov in dogodkov lahko traja tedne ali mesece, odvisno od njihove velikosti in obsega. Na primer, poročni koordinatorji lahko trajajo skoraj eno leto, da načrtujejo dogodek glede na potrebe in želje stranke.
Večina dogodkov, na katerih sodeluje koordinator načrtovanja, zahteva odlično upravljanje časa in organizacijske sposobnosti. Izjemno uspešni koordinatorji pogosto najdejo svoje talente v različnih smereh z več strankami in dogodki, ki se odvijajo hkrati. Medtem ko se nekaterim koordinatorjem to lahko zdi fizično in čustveno izčrpajoče, se drugim zdi, da je videti, da se velik dogodek uresniči, spodbudno. Številni koordinatorji načrtovanja se lahko udeležijo dogodka in nadzorujejo več dejavnosti, kar jim omogoča neposredno delo z udeleženci. Prav tako je lahko koristno videti obsežno proizvodnjo na vrhuncu popolnosti.