Splošna vloga koordinatorja nabave je nakup izdelkov in storitev za svoje podjetje ali organizacijo. To lahko vključuje prepoznavanje in raziskovanje potencialnih dobaviteljev, pripravo zahtevkov za ponudbe (RFP) za dobavitelje, pregled predlogov ter pogajanja o cenah in pogojih. Koordinatorji nabave prejmejo zahteve za določene izdelke ali storitve, ki jih potrebuje organizacija, in nato dobijo ponudbe cen za te izdelke ali storitve. Pripravijo in oddajo naročila pri dobaviteljih ter sledijo naročilom, da zagotovijo njihovo prejem.
Prejemanje izdelkov in storitev pravočasno je zelo pomembno za organizacije, zlasti za proizvajalce, ki se zanašajo na dobavitelje, da dostavijo dele, da lahko izdelajo lastne izdelke. Koordinator nabave mora zagotoviti, da dobavitelji dostavijo pravočasno, in reševati težave z dobavitelji, ko pošiljke zamujajo. Koordinatorji nabave rešujejo tudi težave, ko prejmejo naročila s poškodovanimi artikli, slabšimi izdelki ali drugimi težavami. Delo v tej vlogi lahko včasih vključuje precejšnje količine potovanj do dobaviteljev, zlasti pri raziskovanju dobaviteljev in pogajanjih o pogodbah. Od koordinatorjev nabave se pogosto pričakuje, da bodo pomagali zmanjšati stroške svojih organizacij s pogajanji o boljših pogodbah in cenah z dobavitelji.
Koordinatorji nabave lahko kupujejo izdelke in storitve, ki jih uporabljajo njihove lastne organizacije, ali pa kupujejo izdelke na debelo ali drobno za preprodajo. Koordinator nabave, ki dela za veliko organizacijo z veliko zaposlenimi v nabavi, je lahko odgovoren za določena področja nabave, kot je razvoj RFP ali oddaja naročil. V manjših organizacijah je lahko koordinator nabave odgovoren za vse vidike nabavnega procesa. V zelo majhnih organizacijah je lahko nabavna funkcija ena vloga med več vlogami iste osebe.
Upravljanje zalog za podjetje ali organizacijo je lahko še en del posla koordinatorja nabave, ki lahko vključuje uporabo računalniških baz podatkov za sledenje ravni zalog. Napovedovanje, kdaj in koliko kupiti, je lahko del upravljanja ravni zalog. Koordinatorji nabave izdelujejo tudi poročila o stanju in predstavitve v zvezi z nabavo. Morda bodo zadolženi tudi za iskanje načinov za izboljšanje nabavnih procesov in postopkov. Dokumentiranje procesov in postopkov je lahko tudi del vloge koordinatorja nabave.
Koordinatorji nabave se včasih imenujejo nabavni agenti, kupci ali drugi podobni naslovi. Če želite postati koordinator nabave, lahko zahtevate vse od srednješolske diplome do diplome, odvisno od zahtev delodajalca. Dobre komunikacijske sposobnosti za pogajanja o pogodbah, močna analitična sposobnost izbire dobaviteljev in pregled pogodbenih pogojev ter močne sposobnosti odločanja so pomembne lastnosti koordinatorjev nabave. V pomoč sta tudi udobje pri delu s številkami in dobro računalniško znanje.