Za organizacijo logistike, vključene v potujočo razstavo, konvencijo ali drug dogodek, je običajno odgovoren koordinator izletov. Ta oseba običajno načrtuje potovalni krog, prenočišče in druge dogovore. Poleg načrtovanja koordinator potovanj običajno poskrbi za večino odgovornosti pred produkcijo in nato oceni uspeh. Čeprav posebna diploma običajno ni potrebna, bi lahko bila v pomoč ena na področju, kot so posel, reklama ali potovanja in turizem.
Koordinator izleta običajno začne načrtovati dogodek veliko preden se sploh zgodi. To običajno vključuje oceno stroškov, potencialnih prihodkov in obresti. Pomanjkanje zanimanja za določeno temo lahko pomeni manj prihodkov od stroškov proizvodnje, kar lahko povzroči odpoved vseh nadaljnjih načrtov. Ugotavljanje potrebe in želje po funkciji je običajno prvi korak pri odločitvi, ali naj načrti napredujejo.
Če ima funkcija potencial za uspeh, koordinator potovanj običajno začne z nalogo, da zagotovi, da se vsa logistika postavi na svoje mesto. Za začetek načrtovanja je pomembno vedeti, kolikšen prihodek je prisoten. Za iskanje teh informacij je običajno odgovoren tisti, ki je zadolžen za načrtovanje. Zbiranje sredstev ali sponzorstvo sta lahko možnosti za raziskovanje, ali so potrebni viri za pomoč pri izdelavi projekta.
Ko je to končano, koordinator izleta določi stvari, kot so lokacije, kjer se bo ogled odvijal, kako dolgo bo trajal ter ureditev potovanja in nastanitve za osebje. To bo morda zahtevalo žongliranje več urnikov hkrati, s čimer zagotovite, da so vsi na pravem mestu ob pravem času; močne večopravilne in organizacijske sposobnosti bodo verjetno pomagale nekomu na tem položaju. Takšno delo pogosto zahteva prilagodljiv urnik, ki zagotavlja dovolj časa za potovanje. Posameznik običajno potuje z dogodkom, da zagotovi, da je poskrbljeno za vsako podrobnost in da reši vse težave, ki se lahko pojavijo. Možno je, da med delom na eni funkciji načrtuje tudi druge.
Prizadevanja za obveščanje javnosti so lahko tudi odgovornost nekoga, ki dela v tej vlogi, kar običajno vključuje lokalizirane promocijske dejavnosti ter radijsko in tiskano oglaševanje. Mnogi ljudje menijo, da je koristno izkoristiti internet tudi v svojih prizadevanjih za odnose z javnostmi. Ob zaključku produkcije koordinator izleta običajno oceni, kaj je dobro delovalo in kaj bi bilo mogoče izboljšati, da bi določil uspešne strategije za drug dogodek in področja za izboljšanje. Uporaba teh informacij za načrtovanje prihodnjih funkcij je običajno pomemben vidik dela.