Koordinator nepovratnih sredstev je sestavni zaposleni za številne različne vrste neprofitnih ali skupnostnih organizacij, ki se zanašajo na nepovratna sredstva za vsaj del svojih operativnih sredstev. Naloga koordinatorja za donacije je, da pregleda vse vloge za donacije od začetka do konca; to bi se začelo s preprostim raziskovanjem različnih vrst razpoložljivih nepovratnih sredstev in kvalifikacij, ki jih morajo prosilci izpolnjevati. Naslednji korak je pogovor o vlogi z vsemi drugimi zaposlenimi, ki potrebujejo informacije, zbrati vse zahtevane podatke, nato pa dejansko napisati vlogo za donacijo in jo oddati. Za uspeh na tem položaju je treba biti zelo organiziran in temeljito razumeti postopek pisanja donacij.
Nekateri najpomembnejši vidiki koordinatorja donacij so dejansko raziskovanje nepovratnih sredstev. To lahko vključuje dolge ure pregledovanja različnih podatkovnih zbirk donacij, ki so uporabne in za katere je organizacija ali neprofitna organizacija kvalificiran prijavitelj. Koordinator nepovratnih sredstev bo nato izbral nepovratna sredstva ali donacije, za katere bo napisal vlogo, in začel zbirati zahtevane informacije.
Številne vloge za nepovratna sredstva bodo od prosilcev zahtevale zelo specifične informacije, na primer vrsto dela, ki ga opravljajo, poseben projekt, za katerega bodo sredstva porabljena, ali količino prostovoljnih ur, ki jih opravijo vsak teden ali mesec. Morda bodo potrebne tudi plačne lestvice za nekatere zaposlene, poleg vseh drugih informacij, ki so specifične za dejansko donacijo in naravo organizacije. Nekatere vloge za nepovratna sredstva so lahko precej dolge, zato je pomembno, da je koordinator za nepovratna sredstva zelo organiziran in natančen pri izpolnjevanju vlog, da zagotovi, da so na voljo vse zahtevane informacije. Pogosto lahko zahteva srečanje z drugimi zaposlenimi, da bi razpravljali o vlogi in o tem, kaj lahko prispevajo.
Naslednji korak pri delu kot koordinator dotacije je, da dejansko napišete donacijo in jo oddate do roka. Pisanje nepovratnih sredstev zahteva nekaj posebnega znanja o tem, kako najučinkoviteje izraziti določene stvari, ali vedeti, o katerih temah razpravljati, da bo večja verjetnost, da bo donacija dodeljena. Nekatere večje organizacije bodo imele enega koordinatorja nepovratnih sredstev, ki bo nadzoroval ta proces, in številne mlajše pisce štipendij, ki bodo sodelovale pri tekočih raziskovalnih in pisnih nalogah, saj je v procesu zagotovo dovolj dela, da bo to delo s polnim delovnim časom.