Podatkovni knjižničar hrani podatke za katero koli vrsto knjižnice, od majhne javne knjižnice do korporativnega ali državnega arhiva. Knjižničarji podatkov delajo s številnimi medijskimi formati, vključno s trdim besedilom in analognim zvokom, ter številnimi formati digitalnih medijev. Ti strokovnjaki na splošno podpirajo podatkovni element knjižnice z navodili na visoki ravni o tem, kako najti in obravnavati posebne formate podatkov. Videti so kot varuhi in razpisniki naprednih tehnologij, ki se prebijajo v več knjižničnih prostorov.
Poleg praktičnega arhiviranja in vzdrževanja različnih vrst medijev lahko knjižničar podatkov usposobi tudi druge o najboljših načinih uporabe medijev in opreme. Ti strokovnjaki lahko pomagajo obiskovalcem ali drugim uslužbencem ugotoviti, kako najbolje poiskati arhiv v določenem medijskem formatu. Podatkovni knjižničar bi lahko na primer odgovarjal na vprašanja po e-pošti ali korespondenci, če imajo oddaljeni uporabniki nerešene težave s formati podatkov ali če vodstvo podjetja ali organizacije želi načrtovati prihodnje arhiviranje.
Del vloge knjižničarja podatkov lahko vključuje tudi prispevek k nabavi knjižničnega gradiva. Ta strokovnjak bi lahko odločevalcem pomagal razmišljati o tem, katere vrste medijev je najbolje pridobiti in kako jih shraniti. Prav tako lahko pomagajo katalogizirati ali razvrstiti vse, kar pride v knjižnico. Z zavedanjem, kako so novi mediji razvrščeni, knjižničar podatkov pomaga knjižnici ali arhivu, da se prebije v sodobno dobo z nadgradnjo obstoječih zapisov in njihovih klasifikacijskih sistemov. To lahko vključuje sodelovanje z drugimi tehničnimi strokovnjaki, kot so strokovnjaki za omrežno varnost, da se zagotovi, da je obstoječi arhiv varen in zaščiten pred kibernetskim kriminalom.
Vloga knjižničarja podatkov je bila pogosto bolj povezana z novimi medijskimi formati kot s tradicionalnimi. Delo knjižničarja podatkov bi se lahko bolj osredotočilo na potrebe po vzdrževanju digitalnih predmetov na visoki ravni, kjer je lahko tradicionalni knjižničar zadolžen za vzdrževanje fizičnih knjig. Ker vse več knjižnic in arhivov preide na digitalno vodenje evidenc, so knjižničarji podatkov povpraševani po vseh številnih dolžnostih, potrebnih za pridobivanje, razvrščanje in vzdrževanje teh bolj zapletenih medijev. Opis delovnega mesta enega od teh strokovnjakov za knjižnico se razlikuje glede na to, kaj se hrani v knjižnici ali arhivu, kako je ta pisarna financirana in kam gre knjižnica za posodobitev v enaindvajsetem stoletju.