Kadrovski skrbnik dela v kadrovski službi in prevzame odgovornost za zadeve v zvezi z zaposlovanjem, usposabljanjem in odpuščanjem zaposlenih. Državni subjekti in podjetja vseh velikosti zaposlujejo kadrovske skrbnike, čeprav v nekaterih primerih organizacije delujejo brez kadrovskega osebja. V teh primerih nadzorniki oddelkov običajno obravnavajo kadrovska vprašanja. Večja podjetja pogosto zaposlujejo ekipo kadrovskih skrbnikov in kadrovske naloge razdelijo med te zaposlene. Skrbniki običajno poročajo kadrovskemu ali kadrovskemu vodji ali direktorju.
Ko se delovna mesta sprostijo, mora kadrovski skrbnik izdelati razpis za delovna mesta. Ta dokument podrobno opisuje osnovne delovne naloge in običajno vključuje seznam akademskih in strokovnih izkaznic, ki jih mora imeti kandidat, da se lahko šteje za delovno mesto. Administratorji običajno tesno sodelujejo z vodji oddelkov, da določijo razpon plače za vsako prosto delovno mesto. Odprta delovna mesta se pogosto objavijo interno, kar vključuje kadrovski skrbnik, ki po celotnem podjetju pošilja memorandume ali e-poštna sporočila, da potencialne kandidate seznani z odprtjem delovnih mest. Če podjetje ne more zapolniti delovnega mesta od znotraj, administrator oglašuje vlogo navzven v časopisih, na zavodih za zaposlovanje ali na spletu.
Kadrovski skrbnik pregleda prijave za zaposlitev in razporedi razgovore. Če želi vodja zaposlovanja ponuditi delo določenemu kandidatu, se mora upravitelj pogajati o pogojih s prosilcem in opraviti vsa potrebna preverjanja preteklosti ali referenc. Upravitelj izvaja orientacijo novih zaposlenih, ki vključuje razlago kulture podjetja, ugodnosti in osnovnih delovnih funkcij novim zaposlenim. V nekaterih primerih skrbnik osebja prevzame tudi odgovornost za usposabljanje novih zaposlenih ali za načrtovanje usposabljanj.
Spore med osebjem in disciplinske zadeve običajno rešuje kadrovsko osebje. Kadrovski skrbniki morajo zagotoviti, da vodje oddelkov niso kršili nobenih zakonov z diskriminacijo delavcev ali neetičnim ravnanjem. Kadrovski skrbniki lahko poskrbijo za degradacijo, prekvalifikacijo ali odpuščanje slabo delujočih zaposlenih. Ko so zaposleni odpovedani, je običajno na skrbnika osebja, da prekliče zaslužke zaposlenega in izplača končno plačo odpuščenega zaposlenega. V nekaterih primerih odpuščeni zaposleni vložijo tožbo proti podjetju, v tem primeru se bo morda moral kadrovski skrbnik pojaviti na sodišču, da bi pojasnil ravnanje podjetja.
V nekaterih podjetjih so administratorska delovna mesta začetna delovna mesta, na katera se lahko prijavijo maturanti. Večje korporacije pogosto zahtevajo, da ima kadrovsko osebje diplomo iz poslovanja, upravljanja ali kadrovske administracije. Izkušeno kadrovsko osebje lahko preide v vodstvene vloge. Na splošno imajo vodje kadrov minimalen neposreden stik z zaposlenimi v podjetju, razen s kadrovskimi skrbniki, ki jih vodijo.