Kadrovski pomočnik, ki ga običajno imenujemo tudi pomočnik za človeške vire, dela predvsem z datotekami in evidencami zaposlenih v organizaciji. Pogosto poroča kadrovskemu direktorju ali direktorju kadrov. Tipične odgovornosti lahko vključujejo delo s trenutnimi člani osebja organizacije, pa tudi zaposlovanje, zaposlovanje in usposabljanje novih zaposlenih. Dodatne delovne naloge so običajno odvisne od velikosti podjetja in njegovega osebja. Nekateri primeri lahko vključujejo izvajanje splošnih administrativnih nalog in posredovanje v konfliktih med zaposlenimi. Od kadrovskih pomočnikov se na splošno pričakuje, da imajo vrsto strokovnih znanj.
Ena od glavnih nalog kadrovskega pomočnika je vodenje evidenc. Običajno vodi osebno kartoteko vsakega zaposlenega. Ti običajno vsebujejo informacije, kot so osebni kontaktni podatki, poročila o delovnem času in prisotnosti ter ocene uspešnosti. Podatki o plačah, vključno z davčnim odtegljajem, so običajno vključeni tudi v osebni spis. Kadrovski pomočnik običajno hrani tudi informacije o ugodnostih zaposlenih, kot so podrobnosti načrta življenjskega in zdravstvenega zavarovanja.
Poleg svoje glavne dolžnosti, da vodijo evidenco o človeških virih, imajo kadrovski pomočniki lahko tudi druge širše administrativne odgovornosti. Ena od njihovih nalog je lahko na primer, da spremljajo delovno zakonodajo in po potrebi obravnavajo pritožbe zaposlenih. Lahko so tudi glavna kontaktna oseba v organizaciji, saj služijo kot administrativni pomočnik in vodja delovnih odnosov. Številni kadrovski pomočniki izvajajo tudi raziskave in zbirajo podatke za izdelavo poročil o različnih temah.
Poleg tega pogosto zastopajo svoje organizacije na zaposlitvenih sejmih. Med postopkom zaposlovanja lahko kadrovski pomočnik objavlja odprta delovna mesta, zbira in pregleduje prijave, opravlja razgovore za delo in preverja reference. On ali ona je lahko odgovoren za dejansko zaposlovanje usposobljenih kandidatov. Ko so uslužbenci zaposleni, lahko tudi omogoči nove programe usmerjanja zaposlenih in jim pomaga pri vpisu v načrte zaslužkov.
Za kadrovskega pomočnika je običajno potrebna srednješolska diploma ali enakovredna diploma. Številni imajo tudi izobrazbo izrednega ali poklicnega šolstva iz menedžmenta ali kadrov. Izkušnje na delovnem mestu se običajno štejejo tudi za dragoceno prednost. Zaželene poklicne kvalifikacije lahko vključujejo odlične organizacijske sposobnosti in sposobnost ohranjanja zaupnih informacij. Nekatera delovna mesta lahko zahtevajo določeno stopnjo tehničnega znanja na področjih, kot so računovodstvo ali uporaba posebnih računalniških aplikacij. Poleg tega kariera na področju človeških virov običajno vključuje dobre medosebne komunikacijske veščine.