Večina kadrovskih oddelkov vključuje kadrovske koordinatorje, katerih pristojnosti vključujejo iskanje ustreznih kandidatov za delovna mesta v podjetju ali za pogodbena delovna mesta. Ti kadrovski koordinatorji pomagajo uskladiti kandidate za zaposlitev z ustreznimi položaji. Včasih kadrovski koordinatorji povežejo kandidate z delovnimi mesti v njihovih podjetjih, včasih pa najdejo nove zaposlitve za druga podjetja, ki so sklenila pogodbo o storitvi.
Glavna odgovornost kadrovskega koordinatorja je razumeti razpoložljiva delovna mesta in nato poiskati kandidate, ki imajo potrebno izobrazbo, spretnosti in kvalitete. Kadrovski koordinatorji izpolnjujejo delovna naročila, kar zagotavlja nemoteno delovanje podjetij in daje iskalcem zaposlitve možnost, da se zaposlijo. Zato mora biti kadrovski koordinator sposoben hkrati učinkovito upravljati več strank in kandidatov za zaposlitev.
Ko se delovna mesta ali odprta delovna mesta zapolnijo s primernimi kandidati, je odgovornost kadrovskih koordinatorjev, da zagotovijo, da dodeljeni delavci opravljajo svoje naloge v skladu s potrebami podjetja. Občasno bo kadrovski koordinator komuniciral z neposrednim nadrejenim, da se prepriča, ali delavec izpolnjuje pričakovanja. Poleg tega se kadrovski koordinator na splošno ukvarja z vsemi potrebami, ki jih ima delavec, kot so plače in ugodnosti, težave pri dodelitvi ali odpovedi.
Na splošno kadrovski koordinatorji običajno delajo za uveljavljene agencije za zaposlovanje, organizacije delovne sile, kadrovske službe in neodvisna kadrovska podjetja. Nekateri kadrovski koordinatorji so dežurni tudi kot izvršni zaposlovalci. Kakorkoli že, njihove naloge so v bistvu enake.
Da bi bili usposobljeni za delo kadrovskega koordinatorja, se praviloma priporoča dvo- ali štiriletna univerzitetna diploma iz gospodarstva s koncentracijo na področju človeških virov. Poleg tega je sposobnost upravljanja več nalog, ljudi in strank ključnega pomena za učinkovito delo kot kadrovski koordinator. Močne medosebne veščine, razumevanje prodaje, pozornost do detajlov in osredotočenost na storitve za stranke so lastnosti uspešnega kadrovskega koordinatorja.
Kadrovski koordinatorji pogosto pridobijo izkušnje na drugih področjih človeških virov, kot so splošne vloge zaposlovanja ali splošne vloge človeških virov. Včasih se kadrovski koordinatorji naučijo upravljati ljudi in stranke prek izkušenj v prodaji. Ključno je, da imajo kadrovski koordinatorji sodobno usposabljanje in znanje o praksah zaposlovanja in razgovorov, delovni zakonodaji in administraciji plač. Ni nenavadno, da novi diplomant programa za človeške vire začne v vlogi kadrovskega koordinatorja, saj zagotavlja dobro zaokroženo izkušnjo v industriji, ki lahko odpre vrata za več priložnosti.