Generalni administrator je znan tudi kot vodja pisarne ali upravni pomočnik. Čeprav se opisi delovnih mest glede na podjetje nekoliko razlikujejo, je lahko generalni administrator odgovoren za vodenje vse korespondence, odgovarjanje na telefonske linije, sprejemanje sporočil, pripravo poročil in druge splošne pisarniške naloge. V nekaterih primerih bodo splošni administratorji morda potrebovali specializirano usposabljanje za izvedbo nekaterih od teh nalog v visoko tehničnih pisarniških okoljih. Izraz se najpogosteje uporablja za pisarniška dela v angleško govorečih državah zunaj Severne Amerike.
Ena od glavnih nalog generalnega skrbnika je obravnava vso korespondenco, ne le preverjanje dohodne pošte in zagotavljanje, da pride do ustrezne osebe, temveč tudi tipkanje korespondence za odhodno pošto. Nekateri splošni administratorji bodo morda morali iti na pošto, da bi prevzeli pošto, vendar je pogosto pošta dostavljena na centralno lokacijo v pisarni za nadaljnjo distribucijo. Ta dolžnost je ključnega pomena za mnoga podjetja, ki bi lahko imela ponudbe ali druge dokumente, ki jih je treba pregledati v kratkih rokih.
V nekaterih pisarniških okoljih je za pripravo poročil v različnih programskih platformah odgovoren splošni skrbnik. Zato ta delovna mesta zahtevajo dobro razumevanje pisarniške programske opreme, vključno z izdelki, ki se uporabljajo za obdelavo besedil, preglednice in diaprojekcije. Pogosto je generalni administrator odgovoren za to, da vzame neobdelane informacije in jih postavi v obliko, ki je privlačna in predstavljiva. Nadzornik običajno podpiše končni izdelek, preden ga pošlje.
S pojavom neposrednih razširitev in glasovne pošte se je delo generalnega administratorja glede sprejemanja in prenosa telefonskih klicev v večini pisarn nekoliko zmanjšalo. Vendar pa so včasih zaposleni lahko povabljeni, da se oglasijo na telefone za šefa ali druge vodstvene delavce. Nekatere zadeve morda ne bodo mogle počakati in skrbnik mora razumeti situacijo in pripraviti ustrezen odgovor. Poleg tega nekateri vodstveni delavci raje, da oseba v recepciji pregleda telefonske klice, preden jih pošlje prek.
Drug način, na katerega lahko splošni administratorji ponudijo administrativno podporo, je upravljanje baze podatkov. Na primer, če ima podjetje članstva ali mora vzdrževati prodajni seznam, je to dolžnost, ki lahko pripade generalnemu upravitelju. Ta oseba mora zagotoviti, da baza podatkov ne vsebuje zastarelih informacij, da bi ohranila zanesljiv stik s strankami.
V nekaterih uradih je generalni administrator odgovoren tudi za določanje in vzdrževanje urnika enega ali več izvršilnih delavcev. V tej situaciji bo skrbnik vzpostavil sestanke, potrdil sestanke in poskušal čim bolj obdržati dan po urniku. To lahko vključuje tudi urejanje potovalnih načrtov.