Funkcionalni vodje, znani tudi kot linijski vodje, lahko upravljajo preglede uspešnosti za določen oddelek ali celotno organizacijo. Vodje projektov običajno poročajo vodjem na tej ravni, čeprav nekatere organizacije združujejo obe funkciji. V tem primeru bi vodja poleg splošnih potreb organizacije nadzoroval tudi posebne projekte.
Dolžnosti in odgovornosti nekoga na tem delovnem mestu so odvisne od tega, ali je v organizaciji vodja projekta. Posamezniki na teh dveh položajih ponavadi tesno sodelujejo, vendar se njihove vloge razlikujejo glede na kulturo in potrebe določenega podjetja.
Običajno bo vodja projekta poročal funkcionalnemu vodji, ki bo nato zagotovil povezavo z višjim vodstvom. Ta vodja višje ravni običajno upravlja in nadzira vire, potrebne za dokončanje projekta. Zaradi tega je močno sodelovanje in komunikacija med delavci na obeh položajih ključnega pomena za pravočasen in učinkovit zaključek vseh odprtih projektov. Pomembno je tudi, da imata menedžerja jasno razumevanje svojih specifičnih vlog, da preprečita razvoj nepotrebnih konfliktov.
Če sta v organizaciji obe vrsti menedžerjev, potem funkcionalni vodja običajno zagotovi nadzor nad vsemi projekti in ne igra posebne vloge pri njihovem zaključku. V tej vlogi bo poskrbel, da bodo vsi projekti v skladu s splošnimi cilji in filozofijo organizacije. Organizacija z obema položajema se pogosto imenuje zelo funkcionalna.
Ti vodje lahko zagotovijo tudi nadzor nad določenim oddelkom. Posameznik v tej vlogi bi spremljal enega ali več projektov glede skladnosti tako s splošnimi potrebami organizacije kot s posebnimi zahtevami oddelka. To običajno vključuje pravilno dodeljevanje in organizacijo virov, tako da obstaja zdravo ravnovesje med potrebami vseh vpletenih strani, od vodilnih do delavcev, dodeljenih projektu.
Če sta obe vlogi združeni, bi položaj lahko vključeval vse, od zagotavljanja skladnosti z organizacijskimi potrebami do drobnih podrobnosti zahtev oddelka in samega projekta. Lahko bi bilo celo več projektov, za katere bi bil odgovoren funkcionalni vodja. Kadar ni ločenega položaja, se organizacija pogosto imenuje visoko projektirana.