Zastopnik recepcije je posameznik, ki opravlja naloge gostov v hotelskem obratu. Te vrste agentov morajo biti profesionalni in imeti trdne medosebne komunikacijske veščine. Sposobnost za štetje denarja skupaj z močnimi organizacijskimi sposobnostmi so ključnega pomena tudi pri vlogi agenta v pisarni. Zastopniki na recepciji morajo biti prilagodljivi in točni, imeti močan občutek odgovornosti in biti pripravljeni delovati kot povezovalci med gosti in številnimi drugimi oddelki v hotelskih ustanovah.
Pomembna dolžnost strokovnjaka za recepcijo je registracija gostov. To v bistvu vključuje najem prostorov v ustanovi, razporeditev gostov v določene sobe in promocijo drugih storitev podjetja. Zastopniki recepcije morajo tudi odgovarjati na vprašanja gostov in obravnavati vse pritožbe glede sob ali storitev. Zahteva, ki jo morajo izpolniti agenti recepcije, je tudi hitra in učinkovita odjava gostov, ko so pripravljeni oditi. Iz tega razloga bi moral agent v pisarni vedeti, kako uporabljati industrijsko opremo, kot sta brisalec kreditnih kartic in naprava za elektronske ključe.
Posamezniki, ki delajo v recepciji, si morajo poleg tega vzeti čas za komunikacijo s strankami. S sedanjimi in potencialnimi strankami bi morali deliti informacije o storitvah njihove organizacije in o vseh posebnih ponudbah, ki jih podjetje ponuja. Začetek prijaznega dialoga s strankami, da se vzpostavi odnos z njimi, je prav tako kritičen del učinkovitega agenta za front office.
Ravnanje z denarjem je tudi dragocen del položaja spremljevalnega poslovnega receptorja. Agenti, ki delajo v recepciji, so odgovorni za pobiranje plačil od gostov po opravljenih storitvah po pravilnem izračunu računov. Poleg tega morajo zagotoviti, da imajo na voljo zadostno zalogo gotovine, da bodo strankam dali drobiž med finančnimi transakcijami, kadar je to potrebno. Knjiženje stroškov na račune gostov za izdelke in storitve, kot so hrana ali sobna postrežba, je tudi dolžnost recepcije.
Pomoč pri različnih opravilih, kot je pomoč pri serviranju zajtrka, je tudi del dela v sprednjem delu hotelskega obrata. Zastopniki recepcije morajo poleg tega nenehno skrbeti za varnost in dobro počutje gostov ter nemudoma poročati o vseh nevarnih razmerah vodstvu. Tudi pomoč pri okrasitvi večnamenske sobe ali konferenčne sobe za posebne dogodke za goste je v opisu delovnega mesta agenta na recepciji. Poleg tega bi morali ti agenti poskrbeti, da je glavni prostor preddverja za goste urejen, da bi lahko udobno sprejeli goste.
SmartAsset.