Fotoarhivist je običajno odgovoren za organizacijo skupine fotografij na način, ki je izčrpen in smiseln. To je mogoče doseči na več različnih načinov in lahko vključuje kronološko razvrščanje in organizacijo fotografij v kategorije, ki temeljijo na temi ali fotografu. Ko je organizacija končana, je arhivar pogosto odgovoren za zagotovitev, da sta pomen in namen različnih slik zajet s sestavo zapisov in zapisov za vsako sliko. Arhivar fotografij lahko dela tudi v digitalnem mediju, pri čemer uporablja digitalne fotografije in računalniške datoteke za smiselno in učinkovito organiziranje podatkov.
Naloge in odgovornosti fotografskega arhivista se lahko nekoliko razlikujejo, odvisno od posebnih potreb organizacije delodajalca. Na splošno pa se delo arhivista pogosto začne z zbiranjem in urejenjem številnih fotografij, ki so del zbirke. Ta začetna naloga je lahko izjemno zapletena, če ima skupina na tisoče ali celo milijone fotografij, ki jih je treba arhivirati in omogočiti dostop.
Ustrezna organizacija arhivarja fotografij pogosto vključuje ne samo združevanje različnih fotografij, temveč tudi določitev najboljšega načina, na katerega jih je mogoče naročiti. To je lahko odvisno od tega, kako organizacija želi, da se fotografije arhivirajo, čeprav je kronološki vrstni red precej pogost. Določanje pravilne kronologije za fotografije je lahko težavno, zato se lahko uporabijo dodatne metode. Fotografije so lahko organizirane glede na motive slik ali osebe, ki so posnele fotografijo, ali razvrščene na podlagi več kategorij z različnimi stopnjami pomembnosti.
Ko so slike pravilno organizirane, potem arhivar fotografij običajno ugotovi njihov pomen ali namen. Zbrane slike lahko na primer spremljajo zapisi, ki označujejo, kdo je posnel posamezno fotografijo in motiv vsake. Za razširitev tega lahko navedete dodatne informacije, ki pogosto navajajo podrobnosti o pomenu fotografiranega predmeta ali njegovem namenu. To zagotavlja, da slike v arhivu ostanejo pomembne tudi v prihodnosti.
Arhivar fotografij lahko dela tudi z digitalnimi fotografijami, pri čemer jim organizira in dodaja zapise v digitalnem mediju. To lahko stori izključno na računalniku, tako da arhivar dodaja opombe digitalnim datotekam, organizira slike v različne podmape in shranjuje fotografije na trdi disk. Takšno arhiviranje lahko vključuje tudi zunanje medije, vključno z uporabo dodatnih naprav za shranjevanje ali medijskih diskov. To zagotavlja, da arhivar fotografij ohrani zapis slik in zapisov tako v varnostni kopiji kot v izvirniku.