Kot nakazuje izraz, je dobavitelj za zagotavljanje kakovosti (QA) oseba, ki zagotovi, da določen izdelek ustreza industrijskim standardom, preden ga zapakira, odpremi, proda ali sprejme s strani prejemnice. Izdelke fizično preverjajo in na njih izvajajo panožne teste, da ugotovijo, ali izpolnjujejo sprejete standarde kakovosti. Te smernice kakovosti so določene za vsak izdelek in industrijo, tako da, če niso izpolnjeni, bo izdelek poslan nazaj proizvajalcu ali celo odpoklican, če se ugotovi, da je nevaren za javnost.
Na splošno je izdelek preizkušen glede skladnosti, da izpolnjuje ali presega minimalne standarde kakovosti. Zato ne smemo domnevati, da gre za visokokakovosten izdelek samo zato, ker je izdelek prestal inšpekcijske preglede zagotavljanja kakovosti. Pomen besede kakovost, kot se uporablja v vsakdanjem pogovoru, se razlikuje od njene uporabe v predelovalni industriji. Kakovost pri vsakodnevni uporabi pomeni odličnost ali superiornost, v proizvodnji pa prehodno po minimalnih standardih, ki jih je postavil in sprejel dobavitelj za zagotavljanje kakovosti.
Izdelke je mogoče pregledati in testirati, še preden so popolnoma dokončani ali izdelani. To počnejo tako, da spremljajo procese, ki so vključeni med proizvodnjo ali proizvodnjo, ter preverjajo kakovost surovin in manjših komponent, ki gredo v končni izdelek. To je še posebej potrebno v situacijah množične proizvodnje, ker morda ne bo mogoče preveriti vsakega posameznega predmeta v tekočem traku. Lažje in časovno bolj učinkovito je preprosto preverjanje na kraju samem, ki bo pomagalo zagotoviti skladnost z zahtevanimi standardi kakovosti.
Dobavitelj za zagotavljanje kakovosti se usposablja za sistematično spremljanje in vrednotenje različnih procesov, vključenih v proizvodnjo in njenih številnih vidikov. To področje se imenuje zagotavljanje kakovosti. Je nujen sestavni del vseh proizvodnih panog. Vendar pa lahko ponudnik QA spremlja tudi kakovost storitev namesto izdelkov. Običajno je, da podjetja, ki se ukvarjajo s svetovanjem, bančništvom, maloprodajo in razvojem računalniške programske opreme, če naštejemo le nekaj, opravijo redno spremljanje zagotavljanja kakovosti. To se naredi z opazovanjem procesov, vodenjem intervjujev in opazovanjem vzorcev vedenja, ki prispevajo k dosežkom želene kakovosti ali jih odvračajo od njih. Celo storitve, ki običajno ne sodijo v področje poslovanja, je mogoče spremljati za zagotavljanje kakovosti. Odličen primer so izobraževalne storitve v javnem sektorju.
Nujno se bosta usposabljanje in kvalifikacije dobavitelja za zagotavljanje kakovosti zelo razlikovali, odvisno od izdelka ali storitve, ki jo bodo spremljali, pregledovali ali testirali. Opis delovnega mesta dobavitelja za zagotavljanje kakovosti nekoga, ki bo delal z izdelki v predelovalni industriji, se bo korenito razlikoval od opisa drugega, ki bo opazoval in spremljal storitve, kot so oblikovalska dela ali prevajalske storitve. Običajno bo potrebna višja raven izobraževanja in usposabljanja v primeru dobavitelja zagotavljanja kakovosti, vključenega v ocenjevanje storitev.