Digitalni arhivar je oseba, ki dodaja in organizira informacije, kot so dokumenti ali slike, v elektronski bazi podatkov. Za uspeh v tej karieri se mora posameznik navadno zanimati za zgodovino, biti spreten v delu z računalniki in dobro organiziran. V večini primerov bo digitalni arhivar zaposlen v knjižnici, univerzi ali drugi organizaciji. Nekatere temeljne delovne naloge vključujejo razpravo o arhivskih potrebah z upravitelji, lociranje gradiva, nalaganje in organiziranje gradiva v bazi podatkov, pomoč pri pridobivanju ustreznih predmetov in izvedbo predstavitev.
Pogovor o arhivskih potrebah z menedžerji je običajno prva stvar, ki jo digitalni arhivar naredi, ko začne projekt. Vrste gradiva, s katerimi se lahko ukvarja, se lahko zelo razlikujejo in lahko vključujejo predmete, kot so dokumenti, slike, pravni papirji in časopisi. Če dela v knjižnici, lahko digitalni arhivar prejme naročila za nalaganje časopisov iz določenega leta v bazo podatkov. Za učinkovito opravljanje svojega dela mora biti sposoben pozorno poslušati navodila.
Ko ve, katera gradiva je treba arhivirati, bo digitalni arhivar to gradivo lociral. To je lahko enostavno ali težko, odvisno od narave in količine materialov. V mnogih primerih bo moral biti previden in občutljiv pri občutljivih materialih, kot so stari dokumenti, ki so zelo pomembni.
Ko je potrebno gradivo zbrano, ga digitalni arhivar naloži v računalniško bazo podatkov. Običajno to vključuje skeniranje vsakega dokumenta in zagotovitev, da je jasno viden, ko ga gledate v računalniku. Poleg tega bo moral organizirati tudi materiale, da jih bo kasneje zlahka našel. To običajno vključuje nekakšen sistem katalogizacije ali klasifikacije. Nalaganje in razvrščanje gradiva zahteva posameznika z učinkovitimi organizacijskimi sposobnostmi.
Druga naloga digitalnega arhivista je pomagati ljudem pri iskanju ustreznih predmetov v računalniški bazi podatkov. Čeprav bi morala biti zbirka podatkov, ki jo sestavi, lahko navigirana, vsi posamezniki ne bodo razumeli, kako jo uporabljati. V tem primeru bo digitalni arhivar pomagal seznaniti osebo z bazo podatkov in pomagal pri iskanju določenega predmeta.
Poleg tega lahko občasno izvede tudi predstavitve. Ker ima digitalni arhivar pogosto izkušnje iz zgodovine, je razmeroma običajno, da predava o zgodovinskih temah, s katerimi se je ukvarjal. Če dela na univerzi, bo predaval študentom. V knjižničnem delovnem okolju lahko predava pokroviteljem ali širši javnosti.